Plancraft im Handwerksbetrieb: was die Software kann, was sie kostet und wann HERO die bessere Wahl ist

Was Plancraft ist und wer es einsetzt

Plancraft ist eine Cloud-Handwerkersoftware aus Hamburg, die laut eigener Angabe auf plancraft.com von mehr als 30.000 Handwerksbetrieben eingesetzt wird. Wer nach einem ehrlichen Maßstab sucht: Die YouTube-Aufrufzahlen für Erklärvideos zu Plancraft bewegen sich im fünf- bis sechsstelligen Bereich, was zeigt, dass echte Betriebe die Software aktiv evaluieren und einsetzen, nicht nur ein kleines Nischenprogramm. Das Programm existiert als App für iOS und Android sowie als Webanwendung im Browser. Es braucht keine lokale Installation und läuft ohne IT-Abteilung.

Plancraft hat sich auf die Zielgruppe kleiner und mittlerer Handwerksbetriebe spezialisiert — überwiegend Betriebe mit einem bis zehn Büro-Nutzern und einer größeren Zahl an Monteuren auf der Baustelle. Die Software-Stärken liegen beim Standardgewerbe: SHK, Elektro, Maler, Dachdecker, Tischler, Trockenbau, Fliesenleger. Betriebe mit Spezialbedarf — umfangreiche Lagerwirtschaft, branchenspezifische Abrechnungsformate, komplexe Subunternehmer-Strukturen — stoßen manchmal an Grenzen.

Was Plancraft vom klassischen Handwerksprogramm unterscheidet, das auf einem einzigen Bürorechner installiert ist: Es läuft von überall — vom Büro-PC, vom Laptop zu Hause und von der Mobile-App des Monteurs auf der Baustelle. Das ist kein Selbstzweck, sondern löst ein konkretes Problem: Baustellen-Daten und Büro-Daten landen im selben System, ohne Umweg über WhatsApp-Fotos, E-Mail-Anhänge oder ausgedruckte Zettel. Wie dieser Datenstrom konkret aussieht, hängt davon ab, welche Module eingesetzt werden.

Was die Software im Büroalltag abnimmt — und was nicht

Plancraft deckt die Kernabläufe eines handwerklichen Büros ab: Angebote schreiben und versenden, Aufträge verwalten, Rechnungen stellen — einschließlich Abschlags- und Schlussrechnungen —, Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und Baustellen dokumentieren. Was in der Praxis entscheidet, ist weniger die Liste der Funktionen als ihre Verbindung untereinander. Ein Angebot, das in Plancraft geschrieben wurde, lässt sich mit wenigen Klicks in einen Auftrag und schließlich in eine Rechnung umwandeln, ohne Daten neu einzutippen. Positionen, Mengen und Preise wandern durch den gesamten Ablauf ohne Medienbruch.

Die Zeiterfassung läuft über die Mobile-App: Monteure stempeln auf dem Smartphone ein und aus, ordnen die Zeit einem Auftrag zu. Wer das eingerichtet hat, muss keine Stundenzettel mehr einsammeln und in eine Tabelle übertragen — der Ablauf, der in Betrieben mit mehreren Monteuren regelmäßig täglich Zeit kostet. Fotos von der Baustelle landen ebenfalls über die App direkt am Auftrag, nicht in einem Gruppen-Chat, den niemand einem Projekt zuordnen kann. Das Bautagebuch mit Fotos, Einträgen und Unterschriften lässt sich direkt vom Handy führen.

Was Plancraft nicht abnimmt: Es ist keine Buchhaltungssoftware. Rechnungen rausgehen — das kann Plancraft. Die Buchführung selbst, Kontenrahmen, offene Posten und Jahresabschluss bleiben beim Steuerberater oder in einem dedizierten Buchführungsprogramm. Plancraft schickt die Daten in diese Richtung — per DATEV-Schnittstelle oder CSV-Export — aber es ersetzt DATEV, Lexoffice oder Sevdesk nicht.

Beispiel: Malerbetrieb mit sechs Beschäftigten

Häufig sieht es in solchen Betrieben so aus: Der Meister schreibt Angebote abends am Küchentisch in Word, die Monteure melden Stunden per WhatsApp, und am Monatsende tippt die Bürokraft alles in die Rechnungssoftware ab. Angenommen, ein Malerbetrieb mit sechs Beschäftigten stellt auf Plancraft um: Der Meister schreibt das Angebot mit gespeicherten Positionen direkt in der App, die Monteure erfassen ihre Stunden täglich auf dem Handy mit Auftragszuordnung, und die Rechnung entsteht aus dem fertigen Auftrag heraus — ohne ein zweites Eintippen. Was sich sofort ändert: Die Abendarbeit an den Angeboten geht schneller, weil Standardpositionen nicht neu formuliert werden müssen. Was Geduld braucht: die Einrichtung des Leistungsverzeichnisses mit den eigenen Positionen und Preisen. Das ist keine Softwarearbeit, sondern Denkarbeit — aber sie zahlt sich auch unabhängig von Plancraft aus.

Pakete und Kosten: was die Unterschiede konkret bedeuten

Plancraft bietet laut eigener Preisseite (Stand Oktober 2026) drei Pakete an, die sich nach der Anzahl der Büro-Nutzer und nach bestimmten Funktionen unterscheiden. Alle Preise sind Netto-Preise monatlich.

Das Business-Paket umfasst einen Büro-Nutzer und kostet ohne Vertragsbindung 74,90 Euro im Monat, mit Jahresvertrag 59,90 Euro und mit Zweijahresvertrag 47,92 Euro. Es enthält die Kernfunktionen: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zeiterfassung und Baudokumentation. Was es nicht enthält: die direkte Anbindung an DATEV Unternehmen Online. Wer mit Plancraft Business arbeitet, exportiert Buchungsdaten als CSV-Datei und schickt sie manuell an den Steuerberater. Das reicht für viele kleine Betriebe mit überschaubarem monatlichem Rechnungsvolumen.

Das Pro-Paket für zwei Büro-Nutzer kostet ohne Vertragsbindung 139,90 Euro monatlich, mit Jahresvertrag 109,90 Euro und mit Zweijahresvertrag 87,92 Euro. Der entscheidende Unterschied zum Business-Paket liegt in der Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online (laut Plancraft-Hilfe): Rechnungen werden automatisch in die Cloud-Buchführung übertragen, ohne manuellen CSV-Export und ohne Monatsaufwand für das Zusammenstellen von Belegen.

Das Premium-Paket für drei Büro-Nutzer kostet ohne Bindung 249,90 Euro monatlich, mit Jahresvertrag 199,90 Euro und mit Zweijahresvertrag 159,92 Euro. Es enthält zusätzlich die Plantafel — eine visuelle Einsatzplanung für Mitarbeiter und Projekte. Wer mehr Büro-Nutzer oder mehr reine Feldmitarbeiter benötigt, zahlt jeweils Aufpreise; Mobile-only-Nutzer, die ausschließlich die App verwenden, kosten weniger als vollwertige Büro-Nutzer.

Eine häufige Überraschung: Plancraft enthält laut Hersteller in allen drei Paketen KI-Funktionen — Sprachaufmaß, automatische Zeiterfassung, Rechnungsscan — und einen Telefonassistenten mit Startkontingent. Es gibt keine versteckte KI-Zusatzbuchung. Was auf der Gegenseite Kosten verursacht: Für DATEV Unternehmen Online zahlt man auch auf Seite des Steuerberaters eine eigene Lizenz. Das ist keine Plancraft-Gebühr, aber eine Voraussetzung für die automatische Übertragung.

Plancraft auf der Baustelle: Aufmaß, Fotos und Zeiterfassung

Der Anteil der Arbeit, den die Mobile-App übernimmt, ist oft der, der Betrieben am meisten tägliche Büroarbeit spart. Auf der Baustelle fallen täglich Informationen an, die ins Büro müssen: Stunden, Fotos, Aufmaße, Materialverbrauch, Besonderheiten. Wenn das über WhatsApp-Nachrichten, Fotos im eigenen Kameraalbum und handschriftliche Notizen läuft, entsteht im Büro Übertragungsarbeit. Jemand muss das sortieren, dem richtigen Auftrag zuordnen und in die Software einpflegen.

Die Plancraft-App erlaubt das direkt auf dem Smartphone: Fotos werden beim Auftrag abgelegt, nicht im Telefon-Album. Stunden werden eingestempelt und dem Auftrag zugeordnet. Das Aufmaß-Modul nimmt Längen, Flächen und Mengen auf, die direkt in Positionen des Angebots oder der Rechnung einfließen. Was bisher auf Papier notiert und später abgetippt wurde, kommt nun an der richtigen Stelle an — das Abtippen entfällt. Die meisten Funktionen laufen auch offline und synchronisieren sich, wenn wieder Netz verfügbar ist. Wer regelmäßig auf Baustellen ohne stabiles Mobilnetz arbeitet, sollte das im Testzeitraum gezielt prüfen — nicht alle Funktionen verhalten sich offline gleich.

Was die Einführung voraussetzt: Die Monteure müssen die App konsequent nutzen, und das passiert nur, wenn sie in der Praxis einfach zu bedienen ist und nicht drei Klicks pro Stunde kostet. Eine zweiwöchige Parallelphase, in der alte und neue Methode nebeneinander laufen, ist keine verlorene Zeit, sondern die Investition in dauerhaft vollständige Daten.

Beispiel: SHK-Betrieb mit elf Beschäftigten

Typisch für SHK-Betriebe mit mehreren Monteuren auf parallelen Baustellen ist folgende Situation: Jeden Abend kommen Fotos per WhatsApp, Stunden werden angerufen, und der Meister versucht, alles bis Freitagabend zusammenzuführen. Stellt man sich vor, ein SHK-Betrieb mit elf Beschäftigten führt die Plancraft-App für die Monteure ein: Fotos werden direkt beim Auftrag abgelegt, Stunden täglich gebucht, Aufmaße am Gerät erfasst. Was sich typischerweise zeigt: Der Meister muss abends deutlich seltener nach Fotos fragen oder Stunden nachtelefonieren. Was nicht automatisch kommt: Ob ein Monteur die App nach zwei Wochen genauso nutzt wie nach zwei Tagen, hängt davon ab, wie gut die Einweisung war und wie einfach die App in seinem Alltag tatsächlich sitzt. Wer das mitdenkt, bekommt vollständige Daten — wer es überspringt, hat eine digitale Version des Zetteldurcheinanders.

DATEV-Anbindung und E-Rechnung: was in welchem Paket steckt

Zwei Fragen stellen sich bei fast jedem Gespräch über Handwerkersoftware: Kann ich damit E-Rechnungen erstellen? Und was passiert mit meinen Buchungsdaten an den Steuerberater?

Zur E-Rechnung: Plancraft unterstützt laut Hersteller XRechnung und ZUGFeRD in allen drei Paketen — ohne Aufpreis. Das ist relevant, weil die gesetzliche Sendepflicht für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich in Stufen eingeführt wird: ab 2027 für Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Was das konkret bedeutet und welche Formate wann gelten, erklärt der Artikel zur E-Rechnungspflicht im Handwerk. Einschränkung bei Plancraft: Die XRechnung wird als XML-Datei heruntergeladen, kann aber derzeit nicht direkt über die Plancraft-Oberfläche per E-Mail verschickt werden. Das erledigt man über das eigene Postfach — ein Schritt mehr, kein kritisches Problem.

Zur DATEV-Anbindung: Hier trennt das Business-Paket sich klar vom Pro-Paket. Das Business-Paket exportiert Buchungsdaten als CSV-Datei, die manuell heruntergeladen und an den Steuerberater geschickt wird. Für viele kleine Betriebe mit überschaubarem Rechnungsvolumen reicht das: einmal im Monat exportieren, schicken, fertig.

Das Pro-Paket enthält die direkte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online. Rechnungsdaten werden automatisch übertragen, sobald eine Rechnung abgeschlossen ist — ohne manuellen Monatsschritt. Die Voraussetzungen: ein aktiver DATEV-UO-Zugang beim Steuerberater und ein aktivierter Rechnungsdatenservice. Wer überlegt, ob sich der Aufpreis für das Pro-Paket gegenüber Business lohnt, und wer den Unterschied zwischen CSV-Export und automatischer Übertragung genauer verstehen will, findet die Entscheidungskriterien im Artikel zur DATEV-Schnittstelle in der Handwerkersoftware.

Plancraft oder HERO: wann welche Software sinnvoller ist

Die Frage „Plancraft oder HERO?" stellt sich in jedem zweiten Gespräch über Handwerkersoftware für Betriebe bis zehn Beschäftigte. Die ehrliche Antwort ist: Beide können die richtige Wahl sein — je nachdem, welche Abläufe der Betrieb abbilden will und wie viel Einarbeitungszeit realistisch investierbar ist.

Plancraft ist in der Einführung schneller. Die Oberfläche ist für Betriebe gebaut, bei denen eine Person die gesamte Büroorganisation erledigt und keine Zeit für wochenlange Software-Einarbeitung hat. Die Grundfunktionen — Angebot schreiben, Auftrag anlegen, Rechnung stellen — funktionieren innerhalb weniger Stunden nach der Einrichtung. HERO ist komplexer: Es bietet mehr Tiefe, zum Beispiel bei der Lagerverwaltung, bei komplexeren Projektstrukturen und bei Automatisierungsmöglichkeiten. Dafür kostet die Einführung mehr Zeit, und der Einstiegspreis liegt laut aktuellen Preisseiten der Anbieter über dem von Plancraft.

Eine konkrete Unterscheidungslinie: Betriebe mit eigenem Lager, die Materialverbrauch pro Auftrag genau verbuchen und Bestände führen wollen, sind mit HERO tendenziell besser bedient. Betriebe, die primär Arbeitsleistung und Material nach Aufmaß abrechnen, finden in Plancraft in der Regel alles, was sie brauchen. Was die API-Anbindung betrifft — also die Möglichkeit, Plancraft mit Website, Postfach oder anderen Systemen zu verbinden —, ist die Plancraft-API nach Eigenangabe noch als Beta gekennzeichnet und muss freigeschaltet werden. Wie das konkret aussieht und welche Automatisierungen damit möglich sind, steht im Artikel zur Handwerkersoftware mit Schnittstelle. Betriebe, bei denen der Hauptbedarf nicht bei Angeboten und Rechnungen liegt, sondern bei Baustellendokumentation und Foto-Verwaltung, finden eine weitere Option im Artikel zu Craftnote im Handwerksbetrieb.

Beispiel: Elektrobetrieb mit acht Beschäftigten

Angenommen, ein Elektrobetrieb mit acht Beschäftigten schaut sich beide Programme an. Der Betrieb stellt vorwiegend nach Stunden und Materialaufwand in Rechnung, hat kein Lager im großen Stil und braucht vor allem eines: Angebote schneller draußen, Rechnungen ohne Verzögerung und Stunden ohne Zettelwirtschaft. Plancraft deckt das ohne großen Einführungsaufwand ab. Hätte derselbe Betrieb ein Lager mit mehreren Hundert Artikeln, das er auftragsbezogen buchen will, oder bräuchte er Website-Anfragen automatisch ins Projekt übertragen lassen, käme HERO früher ins Gespräch. Die Entscheidung ist weniger eine Frage des Geldes als eine Frage, welche Abläufe wie tief ins System sollen — und wie viel Einarbeitungszeit dafür realistisch da ist.

Wie sich das in der Praxis lösen lässt

Wer Plancraft ernsthaft evaluieren will, kommt mit drei Fragen weit: Welche Abläufe sollen abgebildet werden, und welcher davon kostet heute am meisten Zeit? Reicht der CSV-Export für den Steuerberater, oder brauche ich DATEV Unternehmen Online? Und will ich die Einführung selbst stemmen, oder brauche ich dabei Unterstützung?

Die erste Frage ist die wichtigste. Wer mit Angeboten und Rechnungen anfängt, hat einen klaren Einstieg — Leistungsverzeichnis strukturieren, ein Testangebot schreiben, prüfen ob das Ergebnis passt. Wer gleichzeitig Zeiterfassung, Baustellendokumentation und DATEV-Anbindung auf einmal einrichten will, verliert sich leicht in der Einrichtung. Sinnvoller: Ein Ablauf pro Monat, beginnend mit dem, der heute am meisten Zeit frisst. Wer nicht sicher ist, welcher Ablauf das ist, findet die Methode dazu im Artikel zur Digitalisierung im Handwerksbetrieb: Wo anfangen.

Was Plancraft selbst gut abdeckt: Einrichtung und erste Schritte über die eigene Hilfe-Dokumentation und die siebentägige Testphase. Was Plancraft nicht leistet: die Analyse, welche Abläufe im eigenen Betrieb den größten Hebel haben, welche Schnittstellen zur bestehenden Software sinnvoll sind und ob Plancraft wirklich der richtige Schritt ist oder ob ein anderes Programm besser passt.

Wer das unabhängig klären will — nicht vom Software-Anbieter, sondern mit einem Blick über mehrere Programme hinweg —, findet den Ansatz auf der Seite zur Automatisierung von Büroabläufen. Am Anfang steht ein transparentes Festpreis-Angebot nach einem kostenlosen Erstgespräch.

Häufige Fragen