Handwerkersoftware mit DATEV-Schnittstelle: Buchungsdaten ohne Abtippen an den Steuerberater

Was der Steuerberater jeden Monat braucht — und warum das Zeit kostet

Für die laufende Buchhaltung braucht der Steuerberater jeden Monat dieselben Unterlagen: ausgestellte Rechnungen, eingegangene Lieferantenrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen für bare Ausgaben und, wenn vorhanden, Kassen- und Reisekostenbelege. Bei einem Handwerksbetrieb mit fünf bis fünfzehn Beschäftigten kommen dabei erfahrungsgemäß mehrere Dutzend Belege pro Monat zusammen — nicht wenige davon als Kassenbon, Lieferschein oder handschriftliche Quittung von der Baustelle.

Das Problem liegt nicht im Umfang, sondern im Prozess. Bevor die Unterlagen beim Steuerberater ankommen, muss jemand im Betrieb sie zusammenstellen: sortieren, prüfen ob alles vollständig ist, und in eine Form bringen, die der Steuerberater direkt verarbeiten kann. Wer das unstrukturiert macht, schickt eine Mischung aus PDFs, Fotos von Kassenbons und einem selbst erstellten Excel-Auszug — und wartet dann auf Rückfragen. Wer es gar nicht macht, sammelt Belege über mehrere Monate und gibt sie als gesammelte Ladung ab, was bedeutet, dass Umsatzsteuervoranmeldungen nicht pünktlich gemacht werden können und der Jahresabschluss später fertig wird.

In Betrieben, die eine Handwerkersoftware nutzen, liegt ein Teil der Arbeit bereits erledigt im System: Die ausgestellten Rechnungen sind dort gespeichert, die Zahlungseingänge können zugeordnet werden, und die gebuchten Kostenpositionen lassen sich exportieren. Ob dieser Schatz gehoben wird oder nicht, hängt davon ab, ob die Software eine DATEV-Schnittstelle hat und wie gut sie eingerichtet ist.

Beispiel: ein Malerbetrieb mit sechs Beschäftigten

Ein Malerbetrieb mit sechs Beschäftigten rechnet jeden Monat acht bis zwölf Aufträge ab. Die ausgehenden Rechnungen liegen in der Handwerkersoftware, die eingegangenen Lieferantenrechnungen kommen per E-Mail oder Post, Kleinbelege wie Spachtelmasse vom Baustoffhandel landen als Kassenbon in der Schreibtischschublade. Am Monatsende sitzt der Inhaber eine Stunde und sortiert: Scans der Papierbelege, Zuordnung der Kontoauszugszeilen zu den Aufträgen, Zusammenstellen eines ZIP-Ordners mit allem, was der Steuerberater braucht. Wenn etwas fehlt, kommt innerhalb der nächsten Woche eine E-Mail mit der Frage, was mit Beleg xy ist — Antwort kostet weitere zwanzig Minuten. Macht das der Steuerberater für ihn, weil der Betrieb unstrukturiert liefert, berechnet er das nach Stunden. Was als Serviceleistung aussieht, ist in Wirklichkeit Arbeit, die im Betrieb entstanden ist und die der Betrieb selbst vermeiden könnte, wenn die Daten geordnet und vollständig ankämen.

Was eine DATEV-Schnittstelle genau macht — CSV-Export und Buchungsdatenservice im Vergleich

Der Begriff „DATEV-Schnittstelle" fasst zwei recht unterschiedliche Dinge zusammen, die in der Praxis nicht dasselbe sind.

Das erste ist der DATEV-CSV-Export. Die Handwerkersoftware erzeugt dabei eine Datei im Format, das DATEV-Programme lesen können — eine Kombination aus einer CSV-Datei mit den Buchungsdaten und einem Archiv der zugehörigen Belege als PDFs. Diese Datei lädt man manuell aus der Software herunter, schickt sie per E-Mail an den Steuerberater oder lädt sie in DATEV Unternehmen Online hoch. Der Steuerberater importiert sie dann in sein System. Das ist deutlich geordneter als ein Schuhkarton, aber noch immer ein manueller Schritt, der regelmäßig Aufmerksamkeit braucht — und der gerne verschoben wird, wenn der Monat ohnehin voll ist.

Das zweite ist der DATEV Buchungsdatenservice. Dabei überträgt die Software die Daten direkt an die DATEV-Cloud, ohne dass der Anwender eine Datei herunterlädt oder irgendwo hochlädt. Buchungsdaten und Belegbilder landen automatisch in DATEV Unternehmen Online, wo der Steuerberater sie sofort sieht und in sein Abrechnungssystem übernehmen kann. Der Betrieb legt fest, für welchen Zeitraum die Daten übertragen werden — täglich, wöchentlich oder monatlich. Rückfragen wegen fehlender Belege werden seltener, weil die Daten vollständig und strukturiert ankommen.

Für den Alltag bedeutet das: Wer einen CSV-Export hat, kann monatlich in zehn Minuten liefern — wenn er es auch wirklich tut. Wer den Buchungsdatenservice nutzt, hat diesen Schritt weitgehend automatisiert und spart die zehn Minuten ebenfalls, plus den mentalen Aufwand, daran zu denken. Der Unterschied ist nicht dramatisch, aber er ist dauerhaft.

Welche Handwerkersoftware DATEV wie unterstützt

Die Unterschiede zwischen den Anbietern sind erheblich — beim Funktionsumfang, beim Preis und dabei, was genau unter dem Begriff „DATEV-Schnittstelle" gemeint ist. Im Folgenden die gängigsten Lösungen mit dem Stand, der sich aus den öffentlich zugänglichen Dokumentationen und Produktseiten der Anbieter ergibt.

HERO gehört zu den verbreiteten Cloud-Lösungen im Handwerk und bietet einen DATEV-Export an: Belege lassen sich als ZIP-Datei exportieren, die eine DATEV-kompatible CSV und die zugehörigen Belegbilder enthält. Einen automatischen Buchungsdatenservice, bei dem die Software die Daten direkt in DATEV Unternehmen Online überträgt, gibt es bei HERO nach aktuellem Stand laut der HERO-Produktseite zur DATEV-Schnittstelle nicht. Das bedeutet: exportieren, herunterladen, weiterleiten — einmal im Monat, manuell.

Plancraft bietet beides: den manuellen DATEV-CSV-Export für Betriebe, die die Datei selbst versenden wollen, und zusätzlich eine direkte Verbindung mit DATEV Unternehmen Online, über die Rechnungen direkt übertragen werden können. Die DATEV-Funktion ist laut Plancraft-Hilfeartikel zur DATEV Unternehmen Online-Verbindung ohne Aufpreis in allen Tarifen enthalten.

Streit ist eine der ältesten Handwerkersoftwarelösungen auf dem deutschen Markt und enthält laut Streit-Produktseite zur DATEV-Schnittstelle eine vollständige DATEV-Integration inklusive Buchungsdatenservice. Ergänzt wird das durch eine eigene Finanzbuchhaltung und eine GAEB-Schnittstelle für den Leistungsverzeichnis-Datenaustausch im Baubereich. Streit richtet sich eher an Betriebe, die mehr als nur Angebote und Rechnungen in einer Software abwickeln wollen.

Taifun ermöglicht die Übertragung im DATEV-kompatiblen Format — entweder direkt an DATEV Unternehmen Online oder als Datei per E-Mail und USB-Stick, je nachdem, wie der Steuerberater arbeitet. Beides ist laut Taifun-Seite zum DATEV-Datenaustausch im Modul enthalten.

pds und KWP bieten beide den DATEV Buchungsdatenservice an — direkte Cloud-Übertragung ohne manuellen Zwischenschritt. pds richtet sich laut eigener Positionierung vor allem an mittelständische Handwerksbetriebe mit Servicetechnik und Außendienst; KWP an kaufmännisch ausgerichtete Betriebe im Ausbauhandwerk. Beide Lösungen sind in Anschaffung und Betreuung aufwendiger als Cloud-only-Lösungen wie Plancraft.

Beispiel: ein SHK-Betrieb mit dreizehn Beschäftigten

Angenommen, ein SHK-Betrieb mit dreizehn Beschäftigten stellt seine Handwerkersoftware um und achtet dabei gezielt auf den DATEV Buchungsdatenservice. Der Ablauf sieht dann typischerweise so aus: Ausgehende Rechnungen werden in der Software erstellt und direkt verbucht. Eingangsbelege haben einen eigenen Ablauf — die Bürokraft scannt sie beim Eingang, ordnet sie im System dem Auftrag zu, und sie landen automatisch als Beleg im DATEV-Bereich. Am Monatsende klickt jemand einmal auf „Daten übertragen", und der Steuerberater hat alles. Rückfragen zu fehlenden Belegen kommen noch vor, wenn ein Kassenbon vergessen wurde, aber nicht mehr als Regelfall. Was vorher Handarbeit war — Belege suchen, sortieren, vorbereiten, kontrollieren, Rückfragen beantworten —, schrumpft in solchen Fällen auf eine kurze Kontrolle. Der Rest läuft im Hintergrund, solange die Belege von Anfang an richtig erfasst werden.

Craftnote, openHandwerk und Lexware: Was diese Programme mit DATEV machen

Drei weitere Programme tauchen in Betrieben häufig auf, ohne in Standard-Übersichten zur DATEV-Anbindung zu erscheinen: Craftnote, openHandwerk und Lexware handwerk. Die Frage, was sie mit DATEV machen, ist für viele Betriebe entscheidend — entweder weil sie eines davon bereits nutzen oder weil sie gerade verschiedene Lösungen vergleichen und verstehen wollen, wo die DATEV-Anbindung bei der jeweiligen Software anfängt und wo sie aufhört.

Craftnote ist eine Bauleitungs- und Dokumentations-App, die im Handwerk vor allem für Bautagebücher, Fotos von der Baustelle, Mängelprotokolle und Aufgabenverteilung eingesetzt wird. Eine eigene DATEV-Schnittstelle bietet Craftnote nach aktuellem Stand nicht an — DATEV erscheint auf der offiziellen Schnittstellen-Seite von Craftnote nicht in der Liste der verfügbaren Integrationen (Stand Oktober 2026). Das liegt daran, dass Craftnote nicht als Rechnungs- und Buchungssoftware konzipiert ist, sondern als Ergänzung zur Baustellendokumentation. Wer Craftnote im Betrieb nutzt, braucht für die monatliche Buchhaltungsübergabe zusätzlich eine Handwerkersoftware oder Buchhaltungslösung — und die DATEV-Anbindung liegt dann dort, nicht bei Craftnote selbst.

openHandwerk bietet nach eigener Aussage eine DATEV-Integration an: Ein- und Ausgangsrechnungen lassen sich laut der openHandwerk-Integrationsseite automatisiert, strukturiert und GoBD-konform an DATEV übertragen. Der Anbieter beschreibt den Prozess als automatisiert — allerdings ist auf der Produktseite nicht im Detail ausgeführt, ob es sich um den direkten DATEV Buchungsdatenservice oder einen DATEV-kompatiblen Export handelt. Wer openHandwerk einsetzt und die DATEV-Anbindung für die Entscheidung relevant ist, sollte sich das vor Vertragsabschluss schriftlich bestätigen lassen: Buchungsdatenservice oder manueller Export macht im Büroalltag einen spürbaren Unterschied.

Lexware handwerk — mittlerweile unter dem Namen Lexware Office vermarktet — bietet beides: einen klassischen DATEV-Export für Betriebe, die die Datei selbst versenden wollen, und einen direkten DATEV Cloud Services-Anschluss, über den Buchungsdaten und Belege automatisch in die DATEV-Umgebung des Steuerberaters übertragen werden. Laut der DATEV-Schnittstellen-Seite von Lexware stehen zwei Varianten bereit: Beim Rechnungsdatenservice übernimmt der Steuerberater alle Buchungen selbst; beim Buchungsdatenservice bucht der Betrieb eigenständig und der Berater macht nur den Jahresabschluss. Welche Variante sinnvoller ist, hängt von der Absprache mit der eigenen Kanzlei ab — beides ist ohne Aufpreis im Leistungsumfang von Lexware Office enthalten.

Beispiel: ein Tischlerbetrieb mit sechs Beschäftigten

Häufig sieht das in einem Tischlerbetrieb mit sechs Beschäftigten so aus: Der Betrieb nutzt Craftnote für Montagefotos, Aufgabenlisten und Tagesberichte auf der Baustelle, schreibt Angebote und Rechnungen aber in einer separaten Software — zum Beispiel openHandwerk. Die DATEV-Frage stellt sich dann ausschließlich bei openHandwerk: Ist die Anbindung eingerichtet, läuft die monatliche Übergabe an den Steuerberater über dieses System. Was in Craftnote dokumentiert ist, gehört nicht zur Buchungsübergabe und landet nicht automatisch im DATEV-Bereich. Das ist kein Problem, solange dem Betrieb klar ist, dass die beiden Systeme verschiedene Aufgaben haben: Craftnote für die Baustelle, openHandwerk für die Abrechnung. Problematisch wird es, wenn Rechnungen ausschließlich in Craftnote ausgestellt werden, ohne dass eine DATEV-Verbindung eingerichtet ist — dann fehlt der direkte Weg zum Steuerberater, und die Buchhaltungsübergabe ist wieder Handarbeit. In solchen Fällen ist die Entscheidung für eine Hauptsoftware mit klarer DATEV-Anbindung der einfachere Weg, als im Nachhinein eine Brücke zu bauen.

Wann der CSV-Export ausreicht — und wann nicht

Für viele Betriebe ist der CSV-Export ein vollständig ausreichender Weg. Wer konsequent jeden Monat exportiert und die Datei strukturiert an den Steuerberater schickt, liefert geordnete Daten — was gegenüber dem unsortierten Belegstapel ein erheblicher Fortschritt ist. Die Frage ist, ob das in der Praxis auch wirklich passiert oder ob der Export eines dieser Dinge ist, das man sich vornimmt und dann doch verschiebt.

Der CSV-Export erfordert aktive Disziplin. Man muss monatlich daran denken, die richtige Periode auswählen, die Datei herunterladen, die Belege als separates Archiv dazupacken und alles an den Steuerberater schicken. Das sind vier bis sechs Schritte, die jemand im Betrieb regelmäßig ausführen muss. Wenn der Betrieb wächst, die Belegzahl steigt oder die Person wechselt, die bisher dafür zuständig war, gerät das leicht in Rückstand. Im schlimmsten Fall passiert ein Quartal nichts, und der Steuerberater fragt nach — zu einem Zeitpunkt, an dem die Umsatzsteuervoranmeldung schon fällig ist.

Der Buchungsdatenservice ist in dieser Hinsicht stabiler, weil er weniger von der Disziplin einer einzelnen Person abhängt. Die Daten gehen raus, sobald jemand auf „Übertragen" klickt, und dieser Klick kann zum festen Abschluss der Monatsarbeiten werden. Fehler durch vergessene Exporte entstehen dann gar nicht mehr.

Für Betriebe, die bisher gar nichts automatisiert haben, ist der CSV-Export der einfachere Einstieg: keine zusätzliche Einrichtung, keine DATEV-Unternehmen-Online-Zugangsverwaltung, sofort nutzbar. Für Betriebe, die eine neue Software auswählen oder ohnehin wechseln, sollte der Buchungsdatenservice auf der Checkliste stehen — er kostet bei den Anbietern, die ihn anbieten, keinen Aufpreis und macht den ganzen Prozess robuster.

Was gilt, wenn die eigene Software keine DATEV-Schnittstelle hat

Nicht jede Handwerkersoftware, die im Betrieb läuft, bietet eine DATEV-Anbindung — besonders ältere Systeme oder stark spezialisierte Branchenlösungen, die nie für einen modernen Datenaustausch weiterentwickelt wurden. Wer auf einer solchen Lösung sitzt, hat zwei sinnvolle Möglichkeiten.

Die erste ist der digitale Ordner als Übergabelösung. Alle ausgehenden Rechnungen werden als PDFs gespeichert, eingegangene Rechnungen werden eingescannt oder direkt als E-Mail abgelegt, Kontobewegungen werden als Kontoauszugs-Export aus dem Online-Banking gezogen. Am Monatsende landet alles in einem benannten Ordner — Schema: „Buchhaltung/2026/10" — und geht gesammelt an den Steuerberater. Kein DATEV-Format, aber geordnet, vollständig und ohne Sucharbeit. Kein Vergleich mit einer echten Schnittstelle, aber ein erheblicher Unterschied zum unsortierten Eingang.

Die zweite Möglichkeit ist das Zwischenschalten eines separaten Belegverwaltungstools, das DATEV Unternehmen Online direkt anbindet. Solche Tools nehmen Belege entgegen — per Scan, per E-Mail-Weiterleitung oder per Foto vom Handy —, kategorisieren sie und übertragen sie an DATEV. Das funktioniert unabhängig von der Handwerkersoftware und ist nützlich, wenn ein Wechsel der Hauptsoftware nicht in Frage kommt. Der Nachteil: Es ist ein weiteres System mit eigenen Kosten und eigenem Einrichtungsaufwand.

Wer ohnehin über einen Softwarewechsel nachdenkt — weil die aktuelle Lösung keine App für die Baustelle hat, keine E-Rechnung kann oder der Wartungsvertrag ausläuft —, sollte DATEV-Anbindung zu einer der Auswahlbedingungen machen. Was bei Altdaten und Datenübernahme zu beachten ist, steht im Artikel dazu, wann sich der Wechsel der alten Handwerkersoftware lohnt.

Beispiel: ein Elektrobetrieb mit acht Beschäftigten

Häufig sieht es in einem Elektrobetrieb mit acht Beschäftigten so aus: Er nutzt eine ältere Handwerkersoftware ohne DATEV-Anbindung, und der Inhaber baut sich eine Zwischenlösung. Alle ausgehenden Rechnungen exportiert er monatlich als PDF aus der Software, die eingegangenen Rechnungen leitet er über eine E-Mail-Regel automatisch in einen Cloud-Ordner weiter, und die Kontoauszüge zieht er einmal im Monat aus dem Online-Banking. Der Ordner heißt „Buchhaltung/2026/10" und enthält alles, was der Steuerberater braucht — mit Datum im Dateinamen, alphabetisch nach Lieferant sortiert. Rückfragen gibt es noch, wenn ein Lieferant keine Rechnung per E-Mail schickt, sondern mit Papier auf der Baustelle auftaucht. Für die nächste Softwareentscheidung gehören dann auf die Liste: E-Rechnung, App fürs Handy, DATEV-Anbindung. Nicht als optionale Extras, sondern als Grundbedingungen — alles andere kostet monatlich Zeit, die sich irgendwo anhäuft.

Wie sich das in der Praxis lösen lässt

Der Einstieg hängt davon ab, wo der Betrieb heute steht. Wer eine Handwerkersoftware mit CSV-Export nutzt, fängt dort an: einmal die Beraternummer und den Kontenrahmen vom Steuerberater erfragen, einmal in der Software einstellen, dann monatlich exportieren und schicken. Das dauert beim ersten Mal eine halbe Stunde mit dem Steuerberater am Telefon, danach fünf bis zehn Minuten pro Monat.

Wer den direkten Buchungsdatenservice einrichten will, braucht zusätzlich den Zugang zu DATEV Unternehmen Online — entweder der Steuerberater richtet ihn ein, oder man richtet ihn selbst ein und nennt dem Steuerberater die Zugangsdaten. Die monatliche Grundgebühr für das Unternehmen liegt bei rund 10 bis 12 Euro netto (Stand Herbst 2025 nach DATEV-Preisseite, aktuelle Preise dort prüfen). In beiden Fällen ist die Einrichtung kein IT-Projekt, sondern ein Nachmittagsthema.

Was dabei hilft: einmal mit dem Steuerberater klären, welche Form der Übergabe für ihn am einfachsten zu verarbeiten ist. Manche Kanzleien haben klare Präferenzen — manche wollen DATEV Unternehmen Online, manche nehmen auch den geordneten PDF-Ordner per Dateifreigabe. Das ist kein technisches, sondern ein organisatorisches Gespräch, das eine Stunde braucht und dann für Jahre gilt.

Wer gleichzeitig prüfen will, welche anderen Übergaben im Betrieb Zeit kosten — Zeiterfassung vom Handy in die Rechnung, Website-Anfragen ins Projektmanagement, Fotos von der Baustelle zum richtigen Auftrag —, findet den Überblick im Artikel zur Digitalisierung im Handwerk. Die Logik ist dieselbe: aufschreiben, welche Übergaben wie viel Zeit kosten, dann beim größten Block anfangen.

Was sich verbinden lässt, was realistisch ist und was es kostet, erklärt die Seite zur Automatisierung von Büroabläufen. Am Anfang steht ein transparentes Festpreis-Angebot nach einem kostenlosen Erstgespräch.

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