Zeiterfassung im Handwerksbetrieb: was Pflicht ist, warum Stundenzettel täglich Zeit kosten und wie Stunden ohne Abtippen zur Rechnung werden

Was das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden hat

Die meisten Handwerksmeister wissen, dass die Arbeitszeiterfassung irgendwann kommt. Weniger bekannt ist, dass sie für die große Mehrheit der Betriebe bereits jetzt gilt. Im September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht in einem Grundsatzbeschluss (Az. 1 ABR 22/21), dass § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes Arbeitgeber schon heute verpflichtet, ein System zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter einzuführen. Nicht irgendwann, wenn der Gesetzgeber nachzieht, sondern jetzt. Laut der Antwortseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur Arbeitszeiterfassung gilt das ohne Einschränkung nach Branche oder Betriebsgröße.

Was genau zu erfassen ist, hat das Gericht klar benannt: mindestens Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters, einschließlich Überstunden. Die Aufzeichnung muss objektiv, das heißt nicht allein aus dem Gedächtnis des Inhabers, und zeitnah erfolgen. Wer die Wochenstunden seiner Monteure jeden Freitag schätzt, weil die Zettel noch nicht da sind, erfüllt diese Anforderung nicht. Eine Ausnahme für Betriebe unter zehn Beschäftigten, wie sie im laufenden Gesetzgebungsverfahren diskutiert wird, ist Stand Oktober 2026 nicht verabschiedet.

Das laufende Verfahren des Bundesarbeitsministeriums sieht vor, die elektronische Zeiterfassung künftig ausdrücklich zur Pflicht zu machen. Ein Referentenentwurf liegt vor und enthält auch eine diskutierte Erleichterung für Kleinbetriebe. Solange das Gesetz nicht verabschiedet ist, bleibt handschriftliche Dokumentation zulässig. Der Handlungsdruck ändert sich dadurch nicht: Wer heute noch keine Aufzeichnungen führt, handelt seit 2022 rechtswidrig. § 25 ArbSchG sieht Bußgelder bis zu 30.000 Euro je Verstoß vor, und Gewerbeaufsichtsämter prüfen die Umsetzung im Rahmen von Betriebsbegehungen.

Für den Betrieb stellt sich damit nicht mehr die Frage ob, sondern wie. Und wer die Pflicht zum Anlass nimmt, den Papierzettel durch eine Lösung zu ersetzen, die gleichzeitig das tägliche Abtippen wegfallen lässt, gewinnt dabei mehr als nur Rechtssicherheit.

Wie Stundenzettel täglich Büroarbeit erzeugen

Der Stundenzettel ist im Handwerk verbreitet, weil er funktioniert: kein Strom, kein Internet, kein Einweisung für die Monteure. Was er nicht zeigt, ist der Aufwand, der im Büro dahintersteckt. Bei einem Betrieb mit mehreren Mitarbeitern kommen pro Woche eine ganze Reihe handgeschriebener Zettel zusammen, die jemand lesen, prüfen, nachtelefonieren und am Ende in die Handwerkersoftware oder in die Lohnabrechnung eintippen muss. Diese Arbeit ist unsichtbar, weil sie im Hintergrund läuft, aber sie ist täglich und regelmäßig.

Der Stundenzettel hat dabei drei gut bekannte Schwachstellen. Erstens die Vollständigkeit: Vergessene Zettel, nachträglich geschätzte Zeiten und fehlende Auftragsnummern sind keine Ausnahme, sondern der Normalfall in vielen Betrieben. Zweitens die Übertragung: Wer die handschriftlichen Angaben in die Software eintippt, wiederholt exakt die Arbeit, die draußen bereits geleistet wurde. Die Information existiert schon — sie muss nur noch einmal von Hand von einem Ort an einen anderen gebracht werden. Drittens die Abrechnung: Was nicht aufgeschrieben wurde, wird häufig auch nicht in Rechnung gestellt. Nachträge, Wartezeiten und Anfahrten fallen unter den Tisch, weil sie auf dem Zettel schlicht fehlten.

Dazu kommt, dass der Stundenzettel eine Anforderung erfüllt, aber zwei Zwecke verfehlt: Er dokumentiert, wann jemand wo war, sagt aber wenig darüber, an welchem Auftrag wie lange gearbeitet wurde. Für die Kalkulation, für die Stundenabrechnung und für die Frage, ob ein Projekt noch im geplanten Rahmen liegt, braucht man beides. Ein Stundenzettel ohne Auftragszuordnung ist halbfertige Information.

Ein Tischlerbetrieb mit sechs Beschäftigten

Ein Tischlerbetrieb mit sechs Beschäftigten führt vier Monteure auf mehreren Baustellen gleichzeitig. Jeder notiert seine Stunden auf einem Wochenzettel, den er bis Montag abgeben soll. Die Praxis sieht anders aus: Zwei Zettel kommen pünktlich, einer wird am Mittwoch nachgereicht, beim vierten ruft die Bürokraft nach. Wenn alle Zettel vorliegen, trägt sie die Stunden für die Lohnabrechnung in eine Tabelle ein und gleicht sie mit den Aufträgen ab, soweit das möglich ist. Welche Stunden auf welchem Auftrag gelaufen sind, kann nur der Meister beantworten, weil das auf den Zetteln nicht steht. Bei vier Monteuren und einer halben Stunde Übertragsaufwand je Person sind das als Beispielrechnung zwei Stunden monatlich, nur fürs Abtippen — vor jeder Kalkulation, vor jeder Rückfrage. Die Stunden selbst hat jemand korrekt gearbeitet. Sie müssen nur noch einmal an einen anderen Ort gebracht werden.

Was digitale Zeiterfassung im Handwerksbetrieb konkret bedeutet

Digitale Zeiterfassung bedeutet im Kern: Der Monteur erfasst seine Stunden direkt auf dem Smartphone oder Tablet, einem Gerät, das er ohnehin dabei hat. Er stempelt beim Arbeitsbeginn ein, beim Ende aus, und ordnet die Zeit einem Auftrag zu. Das Ergebnis landet automatisch in einem System, ohne dass jemand im Büro etwas abtippen muss. Wie aufwendig das für die Monteure ist, hängt stark von der App und ihrer Einrichtung ab. Die beste Lösung ist die, die auf der Baustelle tatsächlich benutzt wird und keine drei Klicks pro Vorgang braucht.

Der wesentliche Unterschied zum Stundenzettel liegt nicht nur im Medium, sondern in der Auftragszuordnung. Eine App, die beim Erfassen fragt, für welches Projekt die Zeit gilt, liefert am Ende nicht nur eine Liste von Arbeitsstunden, sondern eine auftragsgebundene Übersicht. Wer das hat, kann die Tagesstunden eines Monteurs direkt mit dem Angebot vergleichen. Läuft ein Auftrag aus dem Rahmen, ist das am selben Abend sichtbar — nicht erst, wenn die Rechnung schon draußen ist und der Nachtrag zur Diskussion wird.

Eine wichtige Frage beim Umstieg ist, wie die Mitarbeiter das Neue annehmen. Eine App, die auf dem Handy der Monteure einfach zu bedienen ist und keinen ständigen Internetzugang braucht, wird in der Praxis deutlich häufiger vollständig genutzt als eine, die nur im Browser läuft oder eine Verbindung voraussetzt, die auf manchen Baustellen schlicht nicht vorhanden ist. Offline-Fähigkeit ist in der Praxis kein Luxus, sondern eine Grundanforderung.

Ein Dachdeckerbetrieb mit neun Beschäftigten

Ein Dachdeckerbetrieb mit neun Beschäftigten hat die Stundenzettel durch eine einfache App ersetzt, bei der die Monteure morgens einstempeln und das Projekt auswählen. Die Eingewöhnung hat zwei Wochen gedauert, in denen parallel noch Zettel geführt wurden. Danach war der Zettel überflüssig. Was sich sofort änderte: Die Bürokraft musste keine Stunden mehr abtippen. Was sich über die folgenden Monate zeigte: Durch die Auftragszuordnung wurden regelmäßig Nachtragszeiten sichtbar, die vorher nicht in Rechnung gestellt worden waren, weil sie auf dem Zettel gefehlt hatten. Nicht als große Summe auf einmal, aber verlässlich und jeden Monat. Wie viel das ausmacht, hängt davon ab, wie lückenhaft die Zettel vorher waren. Als Tatsache gilt nur, was der Betrieb selbst vorher und nachher vergleicht. Typisch ist, dass sich der Aufwand fürs Einführen innerhalb weniger Monate durch den wegfallenden Übertragsaufwand rechnet.

Was die gängigen Werkzeuge leisten — und was sie unterscheidet

Auf dem Markt gibt es zwei grundsätzlich verschiedene Ansätze. Der erste ist die spezialisierte Zeiterfassungs-App, die genau das und nicht mehr tut: Stunden erfassen, Aufträge zuordnen, auswerten und exportieren. Der zweite ist die All-in-one-Plattform, bei der Zeiterfassung ein Modul unter vielen ist — neben Auftragsbearbeitung, Angeboten, Rechnungen und Baudokumentation. Welcher Ansatz passt, hängt davon ab, was der Betrieb schon hat und wie gut die vorhandene Software auf der Baustelle nutzbar ist.

Wer eine bestehende Handwerkersoftware hat, die Angebote und Rechnungen gut abdeckt, braucht oft keine neue Plattform, sondern eine Zeiterfassungs-App, die sich mit dem verbindet, was schon da ist. Die Verbindung läuft entweder über eine Schnittstelle oder über eine Datei-Übergabe. Welche Programme eine Schnittstelle haben und was sich damit automatisieren lässt, steht im Artikel zu Handwerkersoftware mit Schnittstelle. Für Betriebe ohne Schnittstelle bleibt der Datei-Export, der zwar einen Arbeitsschritt mehr bedeutet, aber immer noch deutlich weniger Aufwand als manuelles Abtippen.

Für Betriebe ohne bestehende Software oder mit einem Programm, das auf der Baustelle nicht läuft, kann eine All-in-one-Plattform sinnvoller sein. Der Vorteil: Alle Daten — Auftragsdetails, Fotos, Zeiten, Materialien — liegen in einem System und müssen nicht zwischen Programmen übertragen werden. Der Nachteil: Der Wechsel ist aufwendiger und bindet mehr Zeit bei der Einführung. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, welche Baustellen die alte Software hat.

Spezialisierte Apps: schnell einsteigen, günstig beginnen

Apps wie clockin oder die towio-App von Würth sind auf Zeiterfassung spezialisiert und vergleichsweise günstig. clockin bietet laut Herstellerangaben (Stand Oktober 2026) eine Einsteiger-Variante ab rund 3,59 Euro je Nutzer und Monat. towio beginnt laut Preisseite des Anbieters bei 18 Euro je Nutzer und Monat und kombiniert Zeiterfassung mit Auftragsbearbeitung, Einsatzplanung und Dokumentation. Beide Apps sind offline-fähig und laufen auf iOS und Android. Sie eignen sich für Betriebe, die schnell starten und nicht ihre gesamte Software umstellen wollen.

All-in-one-Plattformen: mehr Abdeckung, mehr Einführungsaufwand

HERO, craftnote und ähnliche Plattformen verbinden Zeiterfassung mit Auftragsbearbeitung, Dokumentation, Rechnungen und in vielen Fällen auch mit einer API für die Anbindung externer Systeme. Sie eignen sich vor allem für Betriebe, die mehrere Baustellen gleichzeitig führen und Fotos, Aufmaße und Zeiten in einem System verwalten wollen. Der Einführungsaufwand ist höher, und die monatlichen Kosten liegen entsprechend über den spezialisierten Apps. Testversionen bieten alle gängigen Anbieter an.

Der Weg von der Stempel-App zur Rechnung

Zeiterfassung erfüllt die Pflicht und löst das Abtippen. Der dritte Schritt — und der, der wirklich Zeit spart — ist der direkte Weg zur Rechnung. Wenn die Stunden in der App einem Auftrag zugeordnet sind, muss niemand mehr am Monatsende zusammenrechnen, was die Woche über angefallen ist. Wer die App mit der Handwerkersoftware verbindet, kann die erfassten Stunden direkt in einen Rechnungsentwurf überführen. Der Meister prüft den Entwurf, ergänzt Material und Auslagen, und schickt ab.

Die Verbindung funktioniert gut, wenn die Zeiterfassungs-App eine Schnittstelle zur Handwerkersoftware hat oder wenn beide zum selben System gehören. Wenn das nicht der Fall ist, läuft die Übergabe über eine Datei: Die App exportiert die Stunden, die Software importiert sie. Das ist ein Arbeitsschritt mehr, aber immer noch deutlich weniger als manuelles Abtippen. Für Betriebe, die mit einer Plattform ohne Schnittstelle arbeiten, ist das der realistischere Einstieg. Ein Wechsel lohnt sich erst, wenn das, was die aktuelle Software nicht kann, regelmäßig Zeit kostet, die größer ist als der Aufwand des Wechsels selbst.

Damit das Ganze funktioniert, müssen die Mitarbeiter die Stunden korrekt einem Auftrag zuordnen. Das ist die Voraussetzung dafür, dass der Rest automatisch läuft. Eine klare Einweisung am Anfang — welche Auftragsnummern es gibt, was zu tun ist, wenn ein Projekt in der App noch nicht angelegt ist, wie Anfahrtszeiten erfasst werden — ist die Investition, die sich auszahlt. Wer das überspringt, hat nach drei Wochen eine digitale Version des Zetteldurcheinanders.

Ein GaLaBau-Betrieb mit sieben Beschäftigten

Ein GaLaBau-Betrieb mit sieben Beschäftigten hatte das Problem, dass Rechnungen erst Wochen nach Abschluss eines Projekts rausgingen. Der Grund war strukturell: Die Stunden lagen verstreut auf Zetteln und in E-Mails, und niemand hatte sie rechtzeitig zusammengeführt. Nach dem Umstieg auf eine App mit Auftragszuordnung standen die Stunden täglich aktuell auf den Projekten. Rechnungen konnten früher gestellt werden — nicht als Schätzung, sondern auf Basis vollständiger Aufzeichnungen. Der liquiditätswirksame Unterschied liegt nicht in einer Zahl, die sich pauschal nennen lässt, sondern in den ein bis zwei Wochen weniger Wartezeit auf den Zahlungseingang, die entstehen, weil die Rechnung früher gestellt wird. Bei einem Betrieb, der Material vorstreckt und Löhne pünktlich zahlt, ist das keine Kleinigkeit.

Wie sich das in der Praxis lösen lässt

Der erste Schritt ist realistisch einzuschätzen, was der eigene Betrieb braucht. Wer eine moderne Handwerkersoftware hat, fragt: Hat die App eine Schnittstelle, über die erfasste Stunden direkt übergeben werden können? Wenn ja, ist eine spezialisierte Zeiterfassungs-App der direkteste Weg. Wenn nein, ist der Export als Datei der nächste realistische Schritt. Wer die Software grundsätzlich neu überdenken will, weil sie auf der Baustelle nicht nutzbar oder E-Rechnung-fähig ist, findet die Entscheidungskriterien im Artikel dazu, wann sich der Wechsel der alten Handwerkersoftware lohnt.

In jedem Fall gilt: Mit einem Ablauf anfangen, nicht mit dem ganzen Betrieb. Den wichtigsten Monteuren zunächst die App vorstellen, zwei Wochen parallel zu den Zetteln laufen lassen, dann prüfen, was funktioniert, was fehlt und was nervt. Erst danach ausrollen. Das ist langsamer als ein großer Umstieg, aber die Akzeptanz ist höher, wenn die Lösung schon einmal angepasst wurde, bevor alle dazu verpflichtet sind.

Wer gleichzeitig prüfen will, welche anderen Büroabläufe sich verbinden lassen — Anfragen aus der Website direkt ins Projekt, Fotos von der Baustelle zum richtigen Auftrag, Rechnungen ohne Monatsrückstau — findet den Einstieg dazu im Artikel zur Digitalisierung im Handwerksbetrieb. Die Logik ist dieselbe: zuerst aufschreiben, was wie viel Zeit kostet, dann beim größten Block anfangen.

Wie das bei Förster Digital im Einzelfall aussieht, was sich verbinden lässt und was realistisch zu erwarten ist, erklärt die Seite zur Automatisierung von Büroabläufen. Am Anfang steht ein transparentes Festpreis-Angebot nach einem kostenlosen Erstgespräch.

Häufige Fragen