Handwerkersoftware mit Schnittstelle: Welche Programme sich automatisieren lassen und welche nicht

Warum die Schnittstelle wichtiger ist als der Funktionsumfang

Handwerkersoftware wird meist nach Funktionen ausgesucht: Angebote, Aufmaß, Rechnungen, Zeiterfassung, Einsatzplanung. Das ist sinnvoll, greift aber zu kurz. Die Software ist nur ein Teil des Ablaufs. Davor liegen das Anfrageformular auf der Website, das E-Mail-Postfach und das Telefon. Daneben laufen Buchhaltung, Großhandel und Lohnabrechnung.

Überall dort, wo zwei Programme nicht miteinander sprechen, sitzt ein Mensch dazwischen und überträgt Daten von Hand. Das kostet Zeit und erzeugt Fehler: ein Zahlendreher in der Telefonnummer, eine vergessene Anfrage, ein Foto im falschen Ordner. Eine Schnittstelle, im Fachjargon API, löst genau das. Über sie können andere Programme Daten automatisch in die Handwerkersoftware schreiben oder daraus lesen.

Der Bedarf ist da. In einer Telefonbefragung von Betrieben aus dem Bauhandwerk im Sommer 2025, die der Anbieter HERO veröffentlicht hat, gaben 96 Prozent an, KI-Werkzeuge wie ChatGPT zu kennen. Täglich nutzen sie nur 2 Prozent. Bei Kleinstbetrieben hatten nur 16 Prozent in den vorangegangenen fünf Jahren überhaupt in Digitalisierung investiert. Die Lücke liegt selten beim Wissen, sondern bei der Frage, wie die Werkzeuge an die eigene Software angeschlossen werden.

Die verbreiteten Programme im Schnittstellen-Check

Die folgende Übersicht beruht auf den öffentlichen Dokumentationen und Hilfeseiten der Anbieter, Stand September 2026. Tarife und Funktionen ändern sich regelmäßig. Prüfe die Angaben vor einer Entscheidung direkt beim Anbieter.

HERO

HERO bietet mit der Lead API einen klar umrissenen Weg an: Anfragen aus Kontaktformularen, Partnerportalen oder anderen Systemen werden direkt als neues Projekt angelegt. Pflichtangaben sind nur die E-Mail-Adresse des Kunden und die Postleitzahl. Name, Telefon, Objektadresse, Gewerk, Bilder und Dokumente können mitgeschickt werden. Kommt eine E-Mail-Adresse doppelt vor, legt HERO trotzdem ein Projekt an und vermerkt das im Logbuch. Den API-Schlüssel gibt es laut HERO kostenlos über den Support. Für Make existiert eine fertige HERO-App.

plancraft

plancraft hat eine API und Webhooks für Kontakte und Projekte, mit Lese- und Schreibrechten. Webhooks melden Änderungen in Echtzeit an andere Programme. Die Funktion ist allerdings als Beta gekennzeichnet und nicht standardmäßig freigeschaltet. plancraft nennt ausdrücklich Make und n8n als Werkzeuge, leistet aber keinen Support bei deren Einrichtung. Daneben gibt es Import über GAEB, DATANORM und DATEV.

Craftnote

Craftnote ist bei der Schnittstelle am offensten. Die REST-API ist öffentlich dokumentiert und deckt Projekte, Projektmitglieder, Zeiterfassung und Dateien ab. Den API-Schlüssel legt der Betriebsinhaber selbst in der Web-App an. Über Webhooks meldet Craftnote unter anderem neue Projekte, neue Aufgaben, erfasste Zeiten und hochgeladene Dateien. Für Standard-Schnittstellen erhebt Craftnote nach eigener Angabe derzeit keine Gebühren.

ToolTime

ToolTime hat fertige Verbindungen zu DATEV und Lexware Office sowie IDS-Connect und DATANORM für den Großhandel. Die REST-API ist als Beta gekennzeichnet, nicht standardmäßig verfügbar und setzt laut Anbieter technische Kenntnisse voraus.

openHandwerk

openHandwerk bündelt seine Schnittstellen unter dem Namen openConnect: eine Zapier-Anbindung, eine Verbindung zu Craftnote und eine REST-API für eigene Entwicklungen. Die Hürde ist die Betriebsgröße. Zapier und API gibt es erst ab 10 aktiven Lizenzen, die Craftnote-Anbindung ab 5.

Klassische Desktop-Programme

Viele Betriebe arbeiten seit Jahren mit lokal installierten Programmen wie Taifun, STREIT V.1, TopKontor, KWP, pds oder WinWorker. Diese Programme sind ausgereift und oft tief an den Betrieb angepasst. Bei unserer Recherche haben wir für sie keine öffentlich dokumentierte API gefunden, über die ein Automatisierungswerkzeug ohne Weiteres Daten austauschen kann. Das heißt nicht, dass es im Einzelfall keine gibt. Frag deinen Anbieter.

Der Datenaustausch läuft bei diesen Programmen meist über Dateiformate: DATEV-Export für die Buchhaltung, DATANORM für Artikel, GAEB für Ausschreibungen, IDS, OCI oder UGL für den Großhandel. Taifun bietet etwa eigene Module für DATEV-Datenaustausch und DATANORM-Export. Für einzelne Aufgaben wie mobile Zeiterfassung gibt es außerdem Zusatzprodukte von Drittanbietern mit eigener Anbindung.

Was sich damit konkret automatisieren lässt

Ein Automatisierungswerkzeug wie n8n verbindet Programme, die von sich aus nichts voneinander wissen. Es reagiert auf ein Ereignis, etwa eine neue Anfrage, und führt dann festgelegte Schritte aus. Diese sechs Abläufe kommen in Handwerksbetrieben am häufigsten vor:

1. 1

   Website-Anfrage wird automatisch zum Projekt

   Das Formular auf deiner Website schickt Name, Adresse, Gewerk und Fotos direkt an HERO, plancraft oder Craftnote. Der Kunde bekommt sofort eine Eingangsbestätigung. Niemand tippt ab.

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   E-Mail-Anfragen werden sortiert

   Eine KI liest eingehende Anfrage-Mails, erkennt Gewerk, Ort und Dringlichkeit und legt daraus ein Projekt an. Unklare Fälle landen zur Prüfung bei dir.

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   Neues Projekt stößt die Routine an

   Sobald ein Projekt angelegt ist, entstehen Ordnerstruktur, Checkliste und ein Terminvorschlag. Bei Craftnote geht das über den Webhook für neue Projekte.

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   Baustellenfotos landen im richtigen Projekt

   Fotos aus einer geteilten Ablage oder einem Messenger werden dem Projekt zugeordnet und hochgeladen, statt auf dem Handy des Monteurs zu bleiben.

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   Erfasste Zeiten gehen in die Nachkalkulation

   Stunden aus der Zeiterfassung werden gesammelt an die Lohnbuchhaltung oder eine Nachkalkulations-Tabelle übergeben.

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   Rechnungen gehen an die Buchhaltung

   Dafür brauchst du meist kein n8n. HERO, ToolTime und die meisten Desktop-Programme haben eine fertige Verbindung zu DATEV oder Lexware Office. Einschalten reicht.

Wie viel Zeit das spart, hängt vom Betrieb ab. HERO gibt in der oben genannten Befragung an, dass Betriebe mit einer digitalen Komplettlösung wöchentlich 10 bis über 20 Stunden sparen. Das ist die Angabe eines Softwareanbieters und kein neutraler Messwert. Realistischer ist, die eigenen Zahlen zu schätzen: Wie viele Anfragen kommen pro Woche, und wie lange dauert es, jede davon zu übertragen?

Ein Beispiel zur Einordnung: Ein Betrieb bekommt 15 Anfragen pro Woche über Website und E-Mail. Jede davon abzutippen, in die Software zu übertragen und zu bestätigen, dauert etwa zehn Minuten. Das sind zweieinhalb Stunden pro Woche, die mit dem ersten Ablauf oben weitgehend wegfallen.

Alte Software ohne Schnittstelle: automatisieren oder wechseln?

Wer mit einem Desktop-Programm ohne API arbeitet, hat drei Möglichkeiten. Die richtige hängt davon ab, wo im Betrieb die meiste Zeit verloren geht.

1. Vor der Software automatisieren

Ein großer Teil der Büroarbeit passiert, bevor ein Auftrag überhaupt in der Branchensoftware landet: Anfragen annehmen, beantworten, nachfragen, Termine abstimmen, nachfassen. Das lässt sich unabhängig von der Software automatisieren. Die Anfrage wird dann nicht direkt in die Software geschrieben, sondern kommt vollständig und sortiert im Postfach an. Das Übertragen bleibt, wird aber deutlich kürzer.

2. Über Dateien anbinden

Fast jedes Programm kann Daten als Datei ausgeben oder einlesen. Ein Automatisierungswerkzeug kann einen Export-Ordner überwachen und die Daten weiterverarbeiten, etwa eine Liste offener Angebote für Erinnerungen an Kunden. Das ist weniger elegant als eine API, reicht für viele Zwecke aber aus.

3. Wechseln

Ein Wechsel ist ein Projekt von mehreren Wochen, mit Einarbeitung und einer Phase, in der zwei Systeme parallel laufen. Er lohnt sich, wenn du dauerhaft Daten doppelt pflegst, das alte Programm nicht mehr weiterentwickelt wird oder du von der Baustelle aus arbeiten willst und das alte Programm dafür nichts bietet.

Was sich mitnehmen lässt, hängt vom alten und vom neuen Programm ab. Kundenstammdaten lassen sich praktisch immer als Excel- oder CSV-Datei übertragen. Artikel und Preise laufen über DATANORM. HERO bietet als Service den Import von Kunden- und Artikeldaten an. STREIT nennt für den Umstieg die Übernahme von Kunden-, Lieferanten-, Mitarbeiter- und Objektdaten, Historie und Briefvorlagen, je nach Vorgängersoftware. Schwieriger sind in der Regel Textbausteine, offene Posten und die Projekthistorie. Alte Rechnungen musst du seit 2025 acht Jahre aufbewahren, auch wenn das alte Programm nicht mehr läuft. Kläre deshalb vorher mit deinem Steuerberater, wie du darauf später noch zugreifst. Mehr dazu im Artikel Alte Handwerkersoftware: bleiben, anbinden oder wechseln?

Fünf Fragen an deinen Softwareanbieter

Ob du gerade eine neue Software aussuchst oder die bestehende besser nutzen willst: Diese Fragen klären in einer E-Mail, wie weit du mit Automatisierung kommst.

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   Gibt es eine dokumentierte API, und was kann sie?

   Nur lesen oder auch schreiben? Welche Daten: Kunden, Projekte, Zeiten, Dateien, Rechnungen?

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   Gibt es Webhooks?

   Damit meldet die Software selbst, wenn etwas passiert, etwa ein neues Projekt. Ohne Webhooks muss ein anderes Programm regelmäßig nachfragen.

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   Was kostet der Zugang, und ab wann gibt es ihn?

   Manche Anbieter schalten die API nur in höheren Tarifen oder ab einer Mindestzahl an Lizenzen frei.

4. 4

   In welchen Formaten kann ich meine Daten exportieren?

   Diese Frage entscheidet, wie schwer ein späterer Wechsel wird.

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   Wo werden die Daten gespeichert?

   Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag sind bei Kundendaten Pflicht und keine Formsache.

Wie sich das in der Praxis lösen lässt

Der sinnvollste Einstieg ist fast immer der Weg der Anfrage. Er ist kurz, der Nutzen ist sofort sichtbar, und er funktioniert auch ohne Schnittstelle zur Branchensoftware. Wie eine Anfrage schon auf der Website so aufgenommen wird, dass sie vollständig ankommt, beschreibt der Artikel zur mehrstufigen Anfragestrecke statt Kontaktformular.

Hat deine Software eine API, wird im zweiten Schritt aus der sortierten Anfrage direkt ein Projekt. Ich baue solche Abläufe mit n8n auf einem eigenen Server in Deutschland, damit Kundendaten nicht zusätzlich über US-Dienste laufen.

Welche Programme du heute einsetzt und wo die meiste Zeit verloren geht, lässt sich in einem kurzen Gespräch klären. Den Einstieg dazu findest du bei der Prozessautomatisierung für Handwerksbetriebe.

Häufige Fragen