Handwerkersoftware mit Schnittstelle: Welche Programme sich automatisieren lassen und welche nicht

Warum die Schnittstelle wichtiger ist als der Funktionsumfang

Handwerkersoftware wird meist nach Funktionen ausgesucht: Angebote, Aufmaß, Rechnungen, Zeiterfassung, Einsatzplanung. Das ist sinnvoll, greift aber zu kurz. Die Software ist nur ein Teil des Ablaufs. Davor liegen das Anfrageformular auf der Website, das E-Mail-Postfach und das Telefon. Daneben laufen Buchhaltung, Großhandel und Lohnabrechnung.

Überall dort, wo zwei Programme nicht miteinander sprechen, sitzt ein Mensch dazwischen und überträgt Daten von Hand. Das kostet Zeit und erzeugt Fehler: ein Zahlendreher in der Telefonnummer, eine vergessene Anfrage, ein Foto im falschen Ordner. Eine Schnittstelle, im Fachjargon API, löst genau das. Über sie können andere Programme Daten automatisch in die Handwerkersoftware schreiben oder daraus lesen.

Der Bedarf ist da. Die meisten Handwerksbetriebe kennen digitale Werkzeuge, nutzen sie im Tagesgeschäft aber kaum. Kleinstbetriebe haben in den vergangenen Jahren wenig in Digitalisierung investiert. Die Lücke liegt selten beim Wissen, sondern bei der Frage: Wie kommt das Werkzeug an die eigene Software ran?

Die verbreiteten Programme im Schnittstellen-Check

Die folgende Übersicht beruht auf den öffentlichen Dokumentationen und Hilfeseiten der Anbieter, Stand September 2026. Tarife und Funktionen ändern sich regelmäßig. Prüfe die Angaben vor einer Entscheidung direkt beim Anbieter.

HERO

HERO bietet mit der Lead API einen klar umrissenen Weg an: Anfragen aus Kontaktformularen, Partnerportalen oder anderen Systemen werden direkt als neues Projekt angelegt. Pflichtangaben sind nur die E-Mail-Adresse des Kunden und die Postleitzahl. Name, Telefon, Objektadresse, Gewerk, Bilder und Dokumente können mitgeschickt werden. Kommt eine E-Mail-Adresse doppelt vor, legt HERO trotzdem ein Projekt an und vermerkt das im Logbuch. Den API-Schlüssel gibt es laut HERO kostenlos über den Support. Für Make existiert eine fertige HERO-App. Daneben gibt es eine GraphQL-API mit Vollzugriff: Kontakte, Projekte und Dokumente lesen, anlegen und ändern, Termine und Artikelstamm abrufen. Den Schlüssel gibt es ebenfalls über den Support. Wie die Anbindung eines Website-Formulars konkret aussieht, zeigt der Artikel Website-Anfragen automatisch in HERO übernehmen.

plancraft

plancraft hat eine API und Webhooks für Kontakte und Projekte, mit Lese- und Schreibrechten. Webhooks melden Änderungen in Echtzeit an andere Programme. Die Funktion ist allerdings als Beta gekennzeichnet und nicht standardmäßig freigeschaltet. plancraft nennt ausdrücklich Make und n8n als Werkzeuge, leistet aber keinen Support bei deren Einrichtung. Daneben gibt es Import über GAEB, DATANORM und DATEV.

Craftnote

Craftnote ist bei der Schnittstelle am offensten. Die REST-API ist öffentlich dokumentiert und deckt Projekte, Projektmitglieder, Zeiterfassung und Dateien ab. Den API-Schlüssel legt der Betriebsinhaber selbst in der Web-App an. Über Webhooks meldet Craftnote unter anderem neue Projekte, neue Aufgaben, erfasste Zeiten und hochgeladene Dateien. Für Standard-Schnittstellen erhebt Craftnote nach eigener Angabe derzeit keine Gebühren.

ToolTime

ToolTime hat fertige Verbindungen zu DATEV und Lexware Office sowie IDS-Connect und DATANORM für den Großhandel. Die REST-API ist als Beta gekennzeichnet, nicht standardmäßig verfügbar und setzt laut Anbieter technische Kenntnisse voraus.

openHandwerk

openHandwerk bündelt seine Schnittstellen unter dem Namen openConnect: eine Zapier-Anbindung, eine Verbindung zu Craftnote und eine REST-API für eigene Entwicklungen. Die Hürde ist die Betriebsgröße. Zapier und API gibt es erst ab 10 aktiven Lizenzen, die Craftnote-Anbindung ab 5.

Klassische Desktop-Programme

Viele Betriebe arbeiten seit Jahren mit lokal installierten Programmen wie Taifun, STREIT V.1, TopKontor, KWP, pds oder WinWorker. Diese Programme sind ausgereift und oft tief an den Betrieb angepasst. Bei unserer Recherche haben wir für sie keine öffentlich dokumentierte API gefunden, über die ein Automatisierungswerkzeug ohne Weiteres Daten austauschen kann. Das heißt nicht, dass es im Einzelfall keine gibt. Frag deinen Anbieter.

Der Datenaustausch läuft bei diesen Programmen meist über Dateiformate: DATEV-Export für die Buchhaltung, DATANORM für Artikel, GAEB für Ausschreibungen, IDS, OCI oder UGL für den Großhandel. Taifun bietet etwa eigene Module für DATEV-Datenaustausch und DATANORM-Export. Für einzelne Aufgaben wie mobile Zeiterfassung gibt es außerdem Zusatzprodukte von Drittanbietern mit eigener Anbindung.

Was sich damit konkret automatisieren lässt

Ein Automatisierungswerkzeug wie n8n verbindet Programme, die von sich aus nichts voneinander wissen. Es reagiert auf ein Ereignis, etwa eine neue Anfrage, und führt dann festgelegte Schritte aus. Diese sechs Abläufe kommen in Handwerksbetrieben am häufigsten vor:

1. 1

   Website-Anfrage wird automatisch zum Projekt

   Das Formular auf deiner Website schickt Name, Adresse, Gewerk und Fotos direkt an HERO, plancraft oder Craftnote. Der Kunde bekommt sofort eine Eingangsbestätigung. Niemand tippt ab.

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   E-Mail-Anfragen werden sortiert

   Eine KI liest eingehende Anfrage-Mails, erkennt Gewerk, Ort und Dringlichkeit und legt daraus ein Projekt an. Unklare Fälle landen zur Prüfung bei dir.

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   Neues Projekt stößt die Routine an

   Sobald ein Projekt angelegt ist, entstehen Ordnerstruktur, Checkliste und ein Terminvorschlag. Bei Craftnote geht das über den Webhook für neue Projekte.

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   Baustellenfotos landen im richtigen Projekt

   Fotos aus einer geteilten Ablage oder einem Messenger werden dem Projekt zugeordnet und hochgeladen, statt auf dem Handy des Monteurs zu bleiben.

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   Erfasste Zeiten gehen in die Nachkalkulation

   Stunden aus der Zeiterfassung werden gesammelt an die Lohnbuchhaltung oder eine Nachkalkulations-Tabelle übergeben.

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   Rechnungen gehen an die Buchhaltung

   Dafür brauchst du meist kein n8n. HERO, ToolTime und die meisten Desktop-Programme haben eine fertige Verbindung zu DATEV oder Lexware Office. Einschalten reicht. Was der Unterschied zwischen einem CSV-Export und dem direkten Buchungsdatenservice ist und welche Software was unterstützt, steht im Artikel zur Handwerkersoftware DATEV-Schnittstelle.

Wie viel Zeit das spart, hängt vom Betrieb ab. Realistischer als Herstellerangaben ist, die eigenen Zahlen zu schätzen: Wie viele Anfragen kommen pro Woche, und wie lange dauert es, jede davon zu übertragen?

Ein Beispiel zur Einordnung: Ein Betrieb bekommt 15 Anfragen pro Woche über Website und E-Mail. Jede davon abzutippen, in die Software zu übertragen und zu bestätigen, dauert etwa zehn Minuten. Das sind zweieinhalb Stunden pro Woche, die mit dem ersten Ablauf oben weitgehend wegfallen.

So sieht eine Schnittstelle im Betriebsalltag aus — drei Szenarien

Eine API ist kein Selbstzweck. Was sie im Betrieb konkret verändert, wird an drei typischen Szenarien klarer — einem SHK-Betrieb mit HERO, einem Malerbetrieb mit Desktop-Software und einem Elektrobetrieb mit Craftnote. Die Ausgangslage und die Lösung unterscheiden sich, der Grundgedanke ist überall derselbe: weniger abtippen, weniger Fehler, weniger Zeit zwischen Anfrage und erster Reaktion.

SHK-Betrieb mit HERO: Anfragen kommen direkt als Projekt an

Ein Heizungs- und Sanitärbetrieb mit zwölf Beschäftigten nimmt Anfragen über ein Kontaktformular auf der Website an. Die Bürokraft öffnet jede Anfrage, liest den Text, tippt Kontaktdaten, Adresse und Beschreibung in HERO ab und schickt anschließend manuell eine Eingangsbestätigung. Bei fünfzehn Anfragen pro Woche kostet das knapp drei Stunden — gerechnet mit etwa zehn Minuten je Vorgang. Hinzu kommen Fehler: ein vertauschter Buchstabe in der E-Mail-Adresse, eine vergessene Postleitzahl, eine Anfrage, die in einem Browser-Tab untergeht und erst zwei Tage später auftaucht. Der Kunde wartet, ruft nach; im schlechtesten Fall geht er zur Konkurrenz.

Mit der HERO Lead API läuft das anders. Das Formular auf der Website schickt Name, Adresse, Gewerk und eventuelle Fotos direkt an das System. HERO legt das Projekt an, der Inhaber sieht es sofort in seiner Liste, der Kunde bekommt automatisch eine Eingangsbestätigung. Die Bürokraft muss nichts abtippen — was bleibt, ist das Prüfen und Zuweisen. Typischerweise kommen nach einem solchen Umbau auch weniger Rückfragen zum Anfragestatus, weil Kunden sofort eine Rückmeldung erhalten haben.

Malerbetrieb mit Desktop-Software: Automatisierung vor der Software

Ein Malerbetrieb mit sechs Beschäftigten arbeitet seit Jahren mit einem lokal installierten Programm. Die Software macht, was sie soll: Angebote, Rechnungen, Aufmaß. Eine öffentliche API hat sie nicht. Wer Anfragen von der Website direkt anschließen will, findet keinen direkten Weg.

Was bleibt, ist die Automatisierung vor der Software. Das Anfrageformular auf der Website ist in Stufen aufgebaut: Gewerk, grobe Fläche, Art der Arbeit, Fotos, Wunschtermin. Was früher als halber Satz im Kontaktfeld ankam — „Küche streichen, bitte melden" — kommt jetzt vollständig vorqualifiziert im Postfach an. Der Inhaber tippt die Daten wie bisher ins Programm ein, aber das dauert jetzt zwei Minuten statt einer Viertelstunde, weil alles Nötige da ist. Ärgerlicher als der Zeitaufwand war früher die Unvollständigkeit: Ohne Flächenangabe kein Angebot, also eine Rückfrage, eine Warteschleife und manchmal ein Auftrag, der währenddessen woanders hingeht.

Elektrobetrieb mit Craftnote: Baustellenfotos landen im richtigen Projekt

Ein Elektrobetrieb mit siebzehn Beschäftigten nutzt Craftnote für Projekte, Zeiten und Baustellendokumentation. Auf der Baustelle fotografieren die Monteure den Installationszustand, Schaltschränke und Mängel. Die Fotos bleiben auf den Handys — manchmal werden sie per Messenger an den Meister geschickt, manchmal vergessen. Wenn Monate später eine Gewährleistungsfrage kommt, sucht jemand in alten Chat-Verläufen nach dem Bild, das belegt, wie es vor dem Eingriff ausgesehen hat. Das kostet Zeit und endet manchmal damit, dass das entscheidende Foto nicht mehr zu finden ist.

Craftnote hat einen Webhook, der meldet, wenn eine neue Datei ins System geladen wird — und umgekehrt lässt sich über die API eine Datei einem Projekt zuordnen. Ein Automatisierungsablauf überwacht den freigegebenen Foto-Ordner der Monteure, liest aus dem Dateinamen die Projektnummer und lädt das Foto ins richtige Projekt in Craftnote. Kein manuelles Hochladen, keine Suche im Messenger. Das setzt voraus, dass die Monteure die Projektnummer in den Dateinamen schreiben — eine Gewohnheit, die sich mit einem kurzen Hinweis einführen lässt. Wie sinnvoll das ist, hängt davon ab, wie oft Gewährleistungsfälle auftreten. Bei einem Betrieb mit vielen Neu- und Umbauprojekten kann es täglich relevant sein.

Alte Software ohne Schnittstelle: automatisieren oder wechseln?

Wer mit einem Desktop-Programm ohne API arbeitet, hat drei Möglichkeiten. Die richtige hängt davon ab, wo im Betrieb die meiste Zeit verloren geht.

1. Vor der Software automatisieren

Ein großer Teil der Büroarbeit passiert, bevor ein Auftrag überhaupt in der Branchensoftware landet: Anfragen annehmen, beantworten, nachfragen, Termine abstimmen, nachfassen. Das lässt sich unabhängig von der Software automatisieren. Die Anfrage wird dann nicht direkt in die Software geschrieben, sondern kommt vollständig und sortiert im Postfach an. Das Übertragen bleibt, wird aber deutlich kürzer.

2. Über Dateien anbinden

Fast jedes Programm kann Daten als Datei ausgeben oder einlesen. Ein Automatisierungswerkzeug kann einen Export-Ordner überwachen und die Daten weiterverarbeiten, etwa eine Liste offener Angebote für Erinnerungen an Kunden. Das ist weniger elegant als eine API, reicht für viele Zwecke aber aus.

3. Wechseln

Ein Wechsel ist ein Projekt von mehreren Wochen, mit Einarbeitung und einer Phase, in der zwei Systeme parallel laufen. Er lohnt sich, wenn du dauerhaft Daten doppelt pflegst, das alte Programm nicht mehr weiterentwickelt wird oder du von der Baustelle aus arbeiten willst und das alte Programm dafür nichts bietet.

Was sich mitnehmen lässt, hängt vom alten und vom neuen Programm ab. Kundenstammdaten lassen sich praktisch immer als Excel- oder CSV-Datei übertragen. Artikel und Preise laufen über DATANORM. HERO bietet als Service den Import von Kunden- und Artikeldaten an. STREIT nennt für den Umstieg die Übernahme von Kunden-, Lieferanten-, Mitarbeiter- und Objektdaten, Historie und Briefvorlagen, je nach Vorgängersoftware. Schwieriger sind in der Regel Textbausteine, offene Posten und die Projekthistorie. Alte Rechnungen musst du seit 2025 acht Jahre aufbewahren, auch wenn das alte Programm nicht mehr läuft. Kläre deshalb vorher mit deinem Steuerberater, wie du darauf später noch zugreifst. Mehr dazu im Artikel Alte Handwerkersoftware: bleiben, anbinden oder wechseln?

Fünf Fragen an deinen Softwareanbieter

Ob du gerade eine neue Software aussuchst oder die bestehende besser nutzen willst: Diese Fragen klären in einer E-Mail, wie weit du mit Automatisierung kommst.

1. 1

   Gibt es eine dokumentierte API, und was kann sie?

   Nur lesen oder auch schreiben? Welche Daten: Kunden, Projekte, Zeiten, Dateien, Rechnungen?

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   Gibt es Webhooks?

   Damit meldet die Software selbst, wenn etwas passiert, etwa ein neues Projekt. Ohne Webhooks muss ein anderes Programm regelmäßig nachfragen.

3. 3

   Was kostet der Zugang, und ab wann gibt es ihn?

   Manche Anbieter schalten die API nur in höheren Tarifen oder ab einer Mindestzahl an Lizenzen frei.

4. 4

   In welchen Formaten kann ich meine Daten exportieren?

   Diese Frage entscheidet, wie schwer ein späterer Wechsel wird.

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   Wo werden die Daten gespeichert?

   Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag sind bei Kundendaten Pflicht und keine Formsache.

Wie sich das in der Praxis lösen lässt

Der sinnvollste Einstieg ist fast immer der Weg der Anfrage. Er ist kurz, der Nutzen ist sofort sichtbar, und er funktioniert auch ohne Schnittstelle zur Branchensoftware. Wie eine Anfrage schon auf der Website so aufgenommen wird, dass sie vollständig ankommt, beschreibt der Artikel zur mehrstufigen Anfragestrecke statt Kontaktformular.

Hat deine Software eine API, wird im zweiten Schritt aus der sortierten Anfrage direkt ein Projekt. Ich baue solche Abläufe mit n8n auf einem eigenen Server in Deutschland, damit Kundendaten nicht zusätzlich über US-Dienste laufen.

Welche Programme du heute einsetzt und wo die meiste Zeit verloren geht, lässt sich in einem kurzen Gespräch klären. Den Einstieg dazu findest du bei der Prozessautomatisierung für Handwerksbetriebe.

Häufige Fragen