Digitalisierung im Handwerk: Wo Sie anfangen, wenn die Abende im Büro draufgehen

Genug Arbeit, zu wenig Hände

Wer mit Inhabern von Handwerksbetrieben spricht, hört selten, dass Aufträge fehlen. Was fehlt, sind Leute und Zeit. Die Zahlen bestätigen das. In der Umfrage Handwerkstrends 2026 der Handwerkskammer für München und Oberbayern nennen 76 Prozent der Betriebe die Bürokratiebelastung als eine der größten Herausforderungen, noch vor Steuern und Abgaben mit 68 Prozent. Bei 23 Prozent behindert der Fachkräftemangel die Entwicklung des Betriebs nach eigener Aussage massiv. Und auf die Frage, wie sie auf fehlendes Personal reagieren, nennen die Betriebe am häufigsten: Aufträge ablehnen, mit 62 Prozent.

Das ist eine bemerkenswerte Antwort. Die Arbeit wäre da, sie wird aber nicht angenommen, weil niemand sie erledigen kann. Und der Inhaber, der tagsüber selbst mitarbeitet, schreibt abends die Angebote, sortiert die Rechnungen und beantwortet die E-Mails, die sich über den Tag angesammelt haben. Jede Stunde, die dort hineinfließt, fehlt an anderer Stelle: auf der Baustelle, in der Kalkulation, bei der Familie oder beim Schlaf.

Für die Frage nach der Digitalisierung hat das eine klare Folge. Es geht in den meisten Betrieben nicht darum, mehr Anfragen zu bekommen oder moderner auszusehen. Es geht darum, die Zeit zurückzuholen, die heute im Büro verloren geht. Das ist ein anderes Ziel als das, mit dem Digitalisierung oft verkauft wird, und es verlangt eine andere Reihenfolge: erst verstehen, wo die Zeit hingeht, dann entscheiden, was sich ändern lässt.

Bürokratie, die bleibt, und Büroarbeit, die wegfallen kann

Wenn Betriebe über Bürokratie klagen, meinen sie zwei verschiedene Dinge, die man auseinanderhalten sollte. Das eine sind gesetzliche Pflichten: Nachweise, Dokumentation, Aufbewahrung, Meldungen. Laut der Sonderumfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks aus dem ersten Quartal 2023 mit 10.630 teilnehmenden Betrieben ist der bürokratische Aufwand für 74 Prozent in den letzten fünf Jahren gestiegen. Am stärksten belasten die ständigen Anpassungen an neue Regeln (76 Prozent) und die Nachweis- und Dokumentationspflichten (54 Prozent). Diese Pflichten verschwinden nicht durch Software. Sie lassen sich höchstens leichter erfüllen.

Das andere ist die Büroarbeit, die im Betrieb selbst entsteht: Anfragen aus drei Kanälen zusammensuchen, Angaben vom Telefonzettel in die Software tippen, Stundenzettel abschreiben, Fotos vom Handy dem richtigen Auftrag zuordnen, Termine per Telefon hin und her abstimmen. Vieles davon ist keine Pflicht, sondern Übertragung. Die Information liegt schon irgendwo vor, oft sogar digital, und wird nur noch einmal von Hand an einen anderen Ort gebracht.

Wie groß der Anteil insgesamt ist, zeigt eine Umfrage der Handwerkskammer Erfurt: Im Durchschnitt verwenden Betriebsführungen dort 33 Prozent ihrer Arbeitszeit für Tätigkeiten aus bürokratischen Vorgaben, in größeren Betrieben bis zu 43 Prozent. Für den gesamten Mittelstand, also nicht nur das Handwerk, kommt KfW Research auf durchschnittlich 32 Stunden im Monat je Unternehmen, bei der Hälfte der Unternehmen sind es höchstens 15 Stunden.

Für Ihren Betrieb ist die Trennung wichtiger als jede Durchschnittszahl. Wer weiß, welcher Teil seiner Abende Pflicht und welcher Übertragung ist, weiß auch, wo Digitalisierung etwas bringen kann und wo nicht.

Ein typisches Bild aus einem SHK-Betrieb

Ein Sanitär- und Heizungsbetrieb mit acht Leuten bekommt Anfragen auf drei Wegen: über das Formular der Website als E-Mail, per Telefon, wenn der Meister gerade auf der Baustelle ist, und zunehmend über WhatsApp, oft mit Fotos vom tropfenden Ventil oder vom alten Kessel. Abends sitzt der Inhaber vor allem davon und legt jede Anfrage einzeln als Projekt in der Handwerkersoftware an: Name, Adresse, Telefonnummer, Beschreibung, die Fotos aus dem Chatverlauf heruntergeladen und angehängt. Bei acht bis zehn Anfragen in der Woche und rund zehn Minuten pro Vorgang sind das als Beispielrechnung gut anderthalb Stunden, nur fürs Übertragen, bevor eine einzige Zeile kalkuliert ist. Nichts davon ist gesetzliche Pflicht. Die Angaben lagen alle schon digital vor. Typischerweise lässt sich gerade dieser Schritt gut verbinden, zum Beispiel indem Website-Anfragen direkt als Projekt in der Software landen. Was bleibt, ist die eigentliche Arbeit: einschätzen, nachfragen, kalkulieren.

Warum eine neue Software allein selten Zeit spart

Der naheliegende Schritt, wenn das Büro überläuft, ist eine neue Handwerkersoftware. Das Angebot ist groß, die Versprechen ebenso. Und eine gute Software kann tatsächlich viel abnehmen: Angebote aus Textbausteinen, Rechnungen aus Angeboten, Zeiterfassung per App, Aufmaß direkt auf dem Tablet. Trotzdem erleben viele Betriebe nach einem Wechsel, dass die Abende kaum kürzer werden.

Der Grund liegt selten in der Software selbst. Er liegt an den Übergängen. Eine Software ist eine Insel, und die Arbeit im Betrieb besteht aus Wegen zwischen den Inseln: von der Website ins Projekt, vom Handy des Monteurs in den Auftrag, vom Stundenzettel in die Rechnung, von der Rechnung in die Buchhaltung. Solange diese Wege von Hand gegangen werden, bleibt die Übertragungsarbeit, egal wie modern die Insel ist. Manchmal wird sie sogar mehr, weil die neue Software mehr Felder hat, die gefüllt werden wollen.

Dazu kommt der Aufwand des Wechsels selbst. Daten übernehmen, Textbausteine neu anlegen, Mitarbeiter einweisen, die alte Software für die Aufbewahrungsfristen weiter erreichbar halten. Wann sich das lohnt und wann nicht, beschreibt der Artikel zur Frage alte Handwerkersoftware behalten, anbinden oder wechseln. Ein Wechsel ist dann sinnvoll, wenn die Software keine E-Rechnungen erzeugen kann, auf der Baustelle nicht nutzbar ist oder sich mit nichts verbinden lässt. In allen anderen Fällen ist die Frage oft nicht welche Software, sondern wie die vorhandene angebunden wird.

Welche gängigen Programme sich überhaupt verbinden lassen, hängt von ihren Schnittstellen ab. Eine Übersicht dazu steht im Artikel Handwerkersoftware mit Schnittstelle.

Ein Elektrobetrieb nach dem Softwarewechsel

Ein Elektrobetrieb mit vierzehn Beschäftigten hat vor einem Jahr auf eine moderne Handwerkersoftware mit App umgestellt. Angebote und Rechnungen laufen seitdem sauberer, das war der Plan. Trotzdem sitzt die Bürokraft, die drei Tage die Woche kommt, weiter jeden Freitag an den Wochenzetteln. Die Monteure schreiben ihre Stunden auf Papier, weil die App auf der Baustelle zu umständlich ist, und die Fotos vom Zählerschrank schicken sie per WhatsApp an den Chef, der sie weiterleitet. Die Bürokraft tippt die Stunden ab und lädt die Fotos einzeln in die Aufträge. Die Software ist nicht das Problem, sie wird an zwei Stellen einfach umgangen. In solchen Fällen hilft häufig mehr, die beiden Wege anzupassen, die die Monteure ohnehin nutzen, als ihnen eine weitere App vorzuschreiben. Zum Beispiel, indem Fotos aus einem festen Kanal automatisch dem Auftrag zugeordnet werden. Das braucht Zeit zum Einrichten und ein paar Wochen Eingewöhnung, die Software bleibt aber dieselbe.

Wo Sie anfangen: eine Woche mitschreiben

Der beste Einstieg in die Digitalisierung kostet nichts außer etwas Disziplin. Schreiben Sie eine normale Arbeitswoche lang jede Büroarbeit auf, die anfällt, mit einer groben Zeitangabe. Nicht nur Ihre eigene, auch die einer Bürokraft oder der Partnerin, die abends die Rechnungen schreibt. Ein Zettel neben dem Rechner reicht, eine Liste im Handy ebenso. Wichtig ist nur, dass es eine echte Woche ist und keine geschätzte.

Am Ende der Woche ordnen Sie jeden Eintrag einer von drei Gruppen zu. Erstens Pflicht: Dinge, die das Gesetz verlangt, etwa Aufzeichnungen, Aufbewahrung, Meldungen. Zweitens Übertragung: Dinge, bei denen eine Information von einem Ort an einen anderen gebracht wird, ohne dass dabei etwas entschieden wird. Abtippen, weiterleiten, heraussuchen, kopieren, nachtragen. Drittens Entscheidung: kalkulieren, beraten, einschätzen, mit Kunden sprechen. Die dritte Gruppe ist Ihre eigentliche Arbeit als Unternehmer, die sollte bleiben.

In vielen Betrieben ist die zweite Gruppe größer, als man vorher denkt. Und genau dort setzt Digitalisierung sinnvoll an. Nicht beim größten Ärgernis, nicht beim modernsten Werkzeug, sondern bei der Übertragungsarbeit, die am meisten Zeit frisst und am häufigsten vorkommt.

Die Liste hilft auch bei einer zweiten Frage: was sich der Betrieb einen Schritt kosten lassen kann. Dafür reicht eine einfache Rechnung, die Sie mit Ihren eigenen Zahlen füllen. Ein Beispiel: Kommen in der Übertragungsgruppe vier Stunden pro Woche zusammen, sind das über das Jahr gerechnet rund 180 Stunden, bei 45 Arbeitswochen. Ob man diese Stunden mit dem eigenen Stundensatz bewertet, mit dem Lohn einer Bürokraft oder mit dem Auftrag, der deshalb nicht abgelehnt werden muss, ist eine Frage der Betrachtung. In jedem Fall wird aus einem vagen Gefühl, dass das Büro zu viel Zeit frisst, eine Größe, mit der sich entscheiden lässt.

Noch ein Hinweis zur Mitschreib-Woche selbst: Sie wird in der Regel unbequem. Viele Inhaber stellen dabei fest, dass sie Dinge erledigen, die längst jemand anderes tun könnte, oder dass dieselbe Angabe an drei Stellen eingetragen wird. Das ist kein Grund zur Sorge, sondern genau das Ergebnis, das man braucht. Ohne diese Bestandsaufnahme wird Digitalisierung schnell zum Kauf eines Werkzeugs, das ein Problem löst, das es im Betrieb gar nicht gibt.

1. 1

   Eine Woche mitschreiben

   Jede Büroarbeit mit grober Dauer notieren, auch die von Bürokraft oder Familie.

2. 2

   In drei Gruppen sortieren

   Pflicht, Übertragung, Entscheidung. Nur die Übertragung ist das Ziel.

3. 3

   Den größten Block wählen

   Die Übertragung, die in Summe am meisten Zeit kostet. Meist ist das ein Ablauf, der täglich vorkommt.

4. 4

   Nur diesen einen Ablauf ändern

   Einrichten, ein paar Wochen parallel laufen lassen, dann bewerten.

5. 5

   Erst dann den nächsten

   Mit dem Ergebnis des ersten Schritts entscheiden, ob und wo es weitergeht.

Die typischen Zeitfresser und was sich daran ändern lässt

Die Liste aus der Mitschreib-Woche sieht in jedem Betrieb anders aus. Ein paar Posten tauchen aber fast überall auf, quer durch die Gewerke. Sie haben gemeinsam, dass eine Information schon existiert und nur noch einmal von Hand weitergegeben wird. Die folgenden fünf sind die häufigsten, und bei allen fünf gibt es Wege, die keine neue Software voraussetzen.

Anfragen erfassen

Anfragen kommen per Formular, Telefon, E-Mail und Messenger. Jede muss irgendwann im System landen, mit Adresse, Beschreibung und oft mit Fotos. Kommt die Anfrage über die Website, lässt sich dieser Schritt bei vielen Programmen direkt verbinden. Wie das bei HERO konkret aussieht, beschreibt der Artikel Website-Anfragen automatisch in HERO übernehmen.

Angebote schreiben

Das Angebot selbst ist Entscheidungsarbeit und bleibt beim Meister. Was sich ändern lässt, ist der Weg dorthin: Wer die nötigen Angaben schon bei der Anfrage strukturiert abfragt, muss weniger nachtelefonieren und kann aus Textbausteinen einen Entwurf erzeugen lassen, der dann nur noch geprüft und angepasst wird.

Termine abstimmen

Ein Besichtigungstermin kostet oft mehrere Anrufe, bis er steht. Feste Zeitfenster, die Kunden selbst auswählen, und eine automatische Bestätigung mit Erinnerung am Vortag nehmen dieses Hin und Her heraus, ohne dass der Kalender aus der Hand gegeben wird.

Stunden, Fotos und Aufmaß

Was auf der Baustelle entsteht, landet häufig auf Papier oder im Chat und wird im Büro abgeschrieben. Hier liegt oft der größte Block, weil er jeden Tag und bei jedem Mitarbeiter anfällt. Entscheidend ist, einen Weg zu wählen, den die Leute draußen tatsächlich nutzen, und von dort aus automatisch weiterzuleiten.

Rechnung und Zahlungseingang

Viele Betriebe schreiben Rechnungen gesammelt am Monatsende, weil vorher keine Zeit ist. Das kostet Geld, nicht nur Zeit, denn jede Woche Verzögerung ist eine Woche später auf dem Konto. Seit 2025 kommt die E-Rechnung hinzu, die ab 2027 und 2028 auch ausgestellt werden muss, Einzelheiten stehen im Artikel zur E-Rechnungspflicht im Handwerk.

Ein Malerbetrieb und das Monatsende

Ein Malerbetrieb mit vier Leuten schreibt seine Rechnungen einmal im Monat. Der Meister sammelt die Aufmaße und Stundenzettel in einem Ordner im Auto, und am letzten Wochenende des Monats sitzt er zwei Abende daran. Wenn ein Auftrag am Monatsanfang abgeschlossen wurde, geht die Rechnung also erst drei, vier Wochen später raus, und das Geld kommt mit dem üblichen Zahlungsziel noch einmal zwei Wochen danach. Bei einem kleinen Betrieb, der Material vorstreckt und Löhne pünktlich zahlen muss, ist das keine Kleinigkeit. Das Problem ist dabei nicht das Schreiben der Rechnung, sondern dass die Angaben dafür über den Monat verstreut liegen. Wird das Aufmaß am Ende jeder Baustelle direkt erfasst und mit den Stunden zusammengeführt, kann die Rechnung typischerweise am selben oder nächsten Tag raus, als Entwurf, den der Meister nur noch prüft. Die zwei Abende am Monatsende fallen dann in kleinen Stücken über den Monat an, und das Geld ist früher da.

Wie sich das in der Praxis lösen lässt

Wenn der größte Block feststeht, folgt die eigentliche Arbeit. Sie besteht in den meisten Fällen nicht darin, etwas Neues einzuführen, sondern darin, das Vorhandene zu verbinden. Die Website, das E-Mail-Postfach, der Messenger der Monteure, die Handwerkersoftware und die Buchhaltung bleiben, wie sie sind. Dazwischen wird festgelegt, welche Information automatisch von wo nach wo fließt, und an welcher Stelle ein Mensch noch einmal draufschaut. Genau dieses Draufschauen ist wichtig: Ein Angebotsentwurf, der automatisch entsteht, wird vom Meister geprüft. Eine Anfrage, die automatisch als Projekt angelegt wird, landet in einer Liste, die jemand durchgeht.

Realistisch ist ein Ablauf nach dem anderen. Der erste wird eingerichtet, läuft ein paar Wochen parallel zur bisherigen Handarbeit, und erst wenn er zuverlässig funktioniert, kommt der nächste. Das ist langsamer als ein großer Umbau, aber es bindet weniger Zeit auf einmal, und der Betrieb sieht nach dem ersten Schritt, was es tatsächlich bringt. Grenzen gibt es auch: Programme ohne Schnittstelle lassen sich oft nur über Dateien anbinden, manche Abläufe sind zu selten, als dass sich das Einrichten lohnt, und gesetzliche Pflichten bleiben bestehen.

Ein Punkt gehört an den Anfang und nicht ans Ende: die Daten. Anfragen, Angebote und Rechnungen enthalten personenbezogene Daten Ihrer Kunden. Wer Abläufe verbindet, sollte darauf achten, dass die Verarbeitung auf Servern in Deutschland oder der EU stattfindet, dass ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt und dass klar ist, wo welche Daten liegen.

Wie das bei Förster Digital aussieht, welche Abläufe sich typischerweise verbinden lassen und wie ein erstes Gespräch abläuft, steht auf der Seite zur Automatisierung von Abläufen. Am Anfang steht ein transparentes Festpreis-Angebot nach einem kostenlosen Erstgespräch, in dem wir gemeinsam auf Ihre Mitschreib-Liste schauen.

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