E-Rechnung im Handwerk: Was Betriebe bis 2027 und 2028 umstellen müssen

Die erste Stufe läuft schon — und viele Betriebe haben es noch nicht gemerkt

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Das klingt technischer als es ist: Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach reicht aus, solange es aktiv ist und Anhänge entgegennimmt. Das Bundesministerium der Finanzen hat das ausdrücklich bestätigt — keine Plattform, keine neue Software nur für den Empfang.

Was trotzdem hakt: Viele Betriebe haben ihren Lieferanten nie eine E-Mail-Adresse mitgeteilt, auf der sie Rechnungen entgegennehmen. Einige Lieferanten schicken deshalb weiterhin Papier oder ein einfaches PDF — was bis Ende 2026 noch erlaubt ist, sofern der Empfänger zustimmt. Dieses Übergangsrecht gilt für den Sender, nicht für den Empfänger. Es endet am 31. Dezember 2026.

Das Ergebnis: Viele Betriebe glauben, sie hätten noch Zeit. Tatsächlich haben sie die erste Frist bereits verpasst, ohne Konsequenzen zu spüren — weil das Übergangsrecht des Senders diesen Mangel überdeckt. Wenn es ausläuft, kommt der Druck schlagartig von zwei Seiten: Lieferanten können kein Papier mehr schicken, und gleichzeitig läuft die eigene Sendepflicht an.

Ein Elektrobetrieb mit zwölf Mitarbeitenden bezieht Kabel, Schaltmaterial und Leuchtmittel von drei Großhändlern. Einer davon hat im Frühjahr 2025 auf elektronische Rechnungen umgestellt und nach einer geeigneten E-Mail-Adresse gefragt. Der Betriebsinhaber hat die Anfrage zwar zur Kenntnis genommen, aber nicht nachgezogen. Sechs Monate später landet eine ZUGFeRD-Rechnung im allgemeinen Postfach, wird nicht als solche erkannt und manuell abgetippt. Der Vorsteuerabzug funktioniert noch, weil ZUGFeRD ein lesbares PDF enthält — aber der unnötige Aufwand bleibt. Sobald dieser Großhändler auf reine XRechnung ohne PDF umstellt, ist ohne Softwareänderung kein reibungsloser Rechnungseingang mehr möglich.

Die Empfangspflicht ist deshalb keine bürokratische Formalität, sondern der Moment, an dem ein Betrieb entscheidet, ob er die nächste Stufe vorbereitet oder unter Zeitdruck reagiert. Wer sich jetzt einen halben Tag Zeit nimmt, hat das Thema für Jahre erledigt.

Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet — und was sie nicht bedeutet

Das Wachstumschancengesetz hat im März 2024 § 14 des Umsatzsteuergesetzes geändert und ein dreistufiges Modell eingeführt. Die technische Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, auf der beide erlaubten Formate aufbauen.

Die drei Stufen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Sendepflicht für alle Betriebe ohne Umsatzgrenze. Diese Fristen hat der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) dokumentiert und sich für den gestaffelten Zeitplan eingesetzt.

Wichtiger Hinweis für viele Betriebe: Die Pflicht gilt ausschließlich für inländische B2B-Umsätze — also Rechnungen zwischen zwei Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Wer ausschließlich an Privatpersonen rechnet, hat keine Sendepflicht. Empfangen muss er dennoch können, weil seine Lieferanten Unternehmen sind. Der entscheidende Begriff ist „inländisch": Rechnungen an Kunden im Ausland sowie grenzüberschreitende Leistungen sind von der Pflicht nicht erfasst.

Zwei weitere Ausnahmen: Rechnungen bis 250 Euro brutto sind von der Pflicht ausgenommen — sie dürfen weiterhin als Papier oder einfaches PDF ausgestellt werden. Und Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber wie alle anderen empfangen können.

Ein SHK-Betrieb mit 18 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von rund 1,4 Millionen Euro hat eine typische Mischstruktur: Gut 35 Prozent der Aufträge kommen von gewerblichen Abnehmern — Hausverwaltungen, Bauträgern und einem regionalen Wohnungsunternehmen. Der Rest sind Privatpersonen. Für diesen Betrieb gilt: Alle Rechnungen an gewerbliche Auftraggeber müssen ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung ausgestellt werden, weil der Vorjahresumsatz die 800.000-Euro-Grenze überschreitet. Rechnungen an Privatpersonen bleiben davon unberührt. Das klingt nach einem überschaubaren Teil des Portfolios — aber genau diese Gewerbekunden prüfen die Rechnungsstruktur am genauesten und fordern Korrekturen konsequent ein.

Die erste Prüffrage für jeden Betrieb lautet deshalb: Wie viel Prozent meines Umsatzes entsteht mit gewerblichen Kunden? Alles, was über null liegt, ist von der Sendepflicht betroffen — spätestens ab 2028.

XRechnung und ZUGFeRD: welches Format für Handwerksbetriebe passt

Beide Formate sind nach EN 16931 genormt und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen vollständig. Sie unterscheiden sich aber erheblich darin, wie leicht sie im Betriebsalltag zu handhaben sind — auf der Sende- wie auf der Empfangsseite.

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Wer sie in einem Texteditor öffnet, sieht maschinenlesbare Struktur, keine Rechnung. Die Buchhaltungs- oder ERP-Software des Empfängers liest die Daten direkt ein, ohne manuelle Eingabe. XRechnung ist für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber — Bund, Länder, Kommunen — seit 2020 verpflichtend und dort etabliert. Wer regelmäßig Aufträge von Städten oder Gemeinden abrechnet, kommt an XRechnung nicht vorbei.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein normales PDF, das die Rechnung lesbar darstellt, mit einer eingebetteten XML-Datei, die alle Daten maschinenlesbar enthält. Empfänger ohne spezielle Software können die Rechnung einfach ausdrucken oder am Bildschirm lesen. Empfänger mit entsprechender Software lesen die Daten automatisch ein. Für Handwerksbetriebe, die an private Gewerbekunden — Bauträger, Hausverwaltungen, Handwerksbetriebe — rechnen, ist ZUGFeRD deshalb in der Praxis die einstiegsfreundlichere Option.

Ein Tischlereibetrieb mit acht Mitarbeitenden stellt Rechnungen überwiegend an Architekten und Bauträger aus. Mit ZUGFeRD kann der Betrieb weiterhin ein Dokument verschicken, das wie eine normale Rechnung aussieht — mit dem Unterschied, dass die Handwerkersoftware die XML-Daten automatisch einbettet. Der Architekt sieht ein gewöhnliches PDF. Seine Buchhaltungssoftware liest die Daten aber ohne Abtippen ein. Für den Tischlereibetrieb ändert sich am Aussehen der Rechnung nichts — nur das Format im Hintergrund.

Ob XRechnung oder ZUGFeRD: Entscheidend ist, dass die eigene Software eines der beiden Formate erzeugen kann. Wer Rechnungen heute noch mit Word oder Excel schreibt, hat an dieser Stelle ein grundsätzliches Problem — denn keines der beiden lässt sich ohne weiteres auf ein normgerechtes Format erweitern.

Was an der eigenen Software geprüft werden muss

Viele Handwerksprogramme, die heute im Einsatz sind, unterstützen E-Rechnungen bereits — manchmal aber erst ab einer bestimmten Version oder als kostenpflichtiges Zusatzmodul. Wer wissen will, wo sein Betrieb steht, stellt seinem Softwareanbieter vier konkrete Fragen.

Kann die Software ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben?

Das ist die wichtigste Frage. Viele Programme haben dieses Merkmal in den letzten zwei Jahren nachgerüstet. Wer unsicher ist, schaut in die Release-Notes der letzten zwei Jahre oder ruft beim Support an. Die Frage lautet konkret: „Kann ich aus meiner Software eine E-Rechnung nach EN 16931 ausgeben, und in welchem Format?"

Braucht es dafür ein Update oder ein Zusatzmodul?

Ältere Versionen einiger Handwerksprogramme haben die E-Rechnung nicht an Bord. Wer noch mit einer sehr alten Version arbeitet, liest im Zusammenhang mit diesem Thema auch den Artikel zur alten Handwerkersoftware ohne Schnittstelle, der die Entscheidungskriterien für einen Wechsel beschreibt — inklusive der Frage, welche Daten beim Wechsel mitgehen.

Kann die Software eingehende E-Rechnungen lesen?

Wer ZUGFeRD-Rechnungen von Lieferanten erhält, kann das XML zunächst ignorieren und das PDF wie gewohnt behandeln. Mittel- bis langfristig lohnt sich aber die automatische Verarbeitung: Die Buchungssoftware liest Betrag, Steuersatz und Kostenstelle direkt aus dem XML ein, ohne manuelle Eingabe. Das ist keine Pflicht, aber der Aufwand sinkt spürbar — und Eingabefehler fallen weg.

Über welchen Weg versendet die Software?

E-Rechnungen dürfen per E-Mail als Dateianhang versandt werden — ohne besondere Infrastruktur. Einige Programme bieten zusätzlich den Versand über Plattformen wie PEPPOL an, was für den Bereich öffentlicher Auftraggeber relevant ist. Für die meisten Handwerksbetriebe reicht der E-Mail-Versand vollständig aus.

Ein Malermeister mit fünf Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von rund 420.000 Euro stellt Rechnungen heute mit einer Word-Vorlage aus, die er sich vor Jahren selbst eingerichtet hat. Er rechnet zu etwa 75 Prozent an Privatpersonen ab; der Rest sind Hausverwaltungen und ein Maler-Fachhandel. Die eigene Sendepflicht greift erst ab dem 1. Januar 2028 — die 800.000-Euro-Grenze wird nicht überschritten. Aber auch er kommt nicht dauerhaft an einer Umstellung vorbei: Seine Lieferanten, der Fachhandel und die Hausverwaltungen werden ab 2028 E-Rechnungen verlangen. Und Word-Vorlagen lassen sich nicht zum EN-16931-Format erweitern, ohne die gesamte Vorlage durch eine andere Software zu ersetzen. Er hat noch Zeit, aber die Word-Vorlage hat kein Zukunftspotenzial mehr.

Wer heute noch Word oder Excel für Rechnungen nutzt, sollte den Wechsel zu einer Handwerkersoftware oder zumindest zu einem Rechnungsprogramm mit E-Rechnungsfunktion spätestens 2026 angehen — nicht unter dem Handlungsdruck der letzten Wochen vor der Pflicht.

Was die Übergangsregelungen bedeuten — und was das für die Planung heißt

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Lieferanten und Dienstleister weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDFs ausstellen, wenn der Empfänger zustimmt. Dieses Übergangsrecht schützt den Sender, nicht den Empfänger — und es endet am 31. Dezember 2026.

Ab dem 1. Januar 2027 darf kein Betrieb mehr einfache PDFs oder Papier an andere Unternehmen versenden — es sei denn, der Empfänger ist Privatperson oder der Rechnungsbetrag liegt unter 250 Euro. Wer bis dahin seine Software nicht umgestellt hat, kann an Gewerbekunden nicht mehr ordnungsgemäß fakturieren. Im schlimmsten Fall fehlt die formale Voraussetzung für den Vorsteuerabzug auf Empfängerseite, was Nachforderungen und Ärger erzeugt.

Für die Planung gilt deshalb eine einfache Faustregel: Wer die Umstellung im ersten Quartal 2026 angeht, hat Zeit für ein ruhiges Update, eine Testphase und ein kurzes Einweisungsgespräch mit den Mitarbeitenden, die Rechnungen schreiben. Wer wartet, bis die Frist naht, handelt unter Zeitdruck — und unter Zeitdruck entstehen Fehler beim Einrichten, beim ersten Testversand und beim Abstimmen mit Gewerbekunden.

Ein GaLaBau-Betrieb mit neun Mitarbeitenden und gut 580.000 Euro Jahresumsatz liegt unter der 800.000-Euro-Grenze und muss erst ab 2028 senden. Rund ein Viertel seines Umsatzes entsteht aber mit gewerblichen Auftraggebern: Wohnungsbaugesellschaften und zwei Kommunen. Die kommunalen Auftraggeber haben bereits 2025 begonnen, XRechnung zu verlangen und Papier zurückzuweisen. Der Betrieb hat ZUGFeRD eingerichtet — nicht weil er gesetzlich dazu verpflichtet war, sondern weil der größte Auftraggeber es gefordert hat. Das Ergebnis: Die Rechnungsbearbeitung läuft reibungsloser, Rückfragen sind weggefallen, und der Betrieb ist auf 2028 vorbereitet, ohne weiteren Aufwand.

Die Umstellung kostet einmaligen Aufwand — meistens wenige Stunden für das Update, die Konfiguration und einen Testlauf. Danach läuft der Prozess. In den meisten Fällen sogar flüssiger als vorher, weil die Buchung beim Empfänger automatisiert wird und Rückfragen wegfallen.

Wie sich das in der Praxis lösen lässt

Wer seinen Stand kennt, kann in drei Schritten vorgehen. Das ist keine umfangreiche Digitalisierungsstrategie, sondern eine Einrichtungsaufgabe — wenn die Software modern genug ist.

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   Kundenstamm prüfen: Wer ist gewerblich?

   Eine Auswertung der letzten zwölf Monate zeigt, wie viele Rechnungen an Unternehmen gestellt wurden. Wer dabei auf null kommt, braucht für die Sendepflicht nichts zu tun — muss aber trotzdem empfangen können. Wer gewerbliche Kunden hat, notiert deren Anteil am Umsatz und prüft, ob die 800.000-Euro-Grenze überschritten wird.

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   Softwarestand klären

   Gespräch mit dem Softwareanbieter oder ein Blick in den Support-Bereich: Kann das Programm ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben? In welcher Version? Braucht es ein Update oder ein Zusatzmodul? Das Ergebnis in zwei Sätzen notieren — mit Versionsnummer und Datum.

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   Testrechnung generieren und prüfen

   Sobald das Format eingerichtet ist, eine Testrechnung an sich selbst versenden und die Datei auf Korrektheit prüfen. Das Bundeszentralamt für Steuern stellt einen kostenlosen Online-Validator für XRechnung und ZUGFeRD bereit. Wer den Test einmal durchläuft, weiß, dass der Prozess funktioniert.

Wer diese drei Schritte erledigt hat, ist vorbereitet. Was danach bleibt, ist das laufende Pflegen des Kundenstamms: Neu hinzukommende Gewerbekunden von Anfang an als solche markieren, damit die Software beim nächsten Rechnungsexport automatisch das richtige Format wählt.

Die E-Rechnung ist einer von mehreren Punkten, bei denen ein Handwerksbetrieb seinen digitalen Gesamtzustand prüfen sollte. Wer dabei feststellt, dass Rechnungssoftware, Website und Anfrageprozess noch nicht zusammenpassen — weil Kundenadresse, Aufmaß und Auftrag in verschiedenen Systemen stecken und vieles doppelt eingegeben wird — findet den Überblick dazu auf der Seite zu Websites für Handwerksbetriebe.

Für die E-Rechnung selbst gilt: Sie ist kein Projekt, das externe Begleitung braucht. Es ist eine Einrichtungsaufgabe in der eigenen Software — wenn die Software dafür ausgelegt ist. Wenn nicht, ist es ein guter Anlass, das zu ändern.

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