ZUGFeRD oder XRechnung – welches Format brauchst du?
Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung ist schnell erklärt: Beide sind gültige E-Rechnungen nach EN 16931, aber sie sehen unterschiedlich aus und passen zu unterschiedlichen Empfängern. Hier erfährst du, wann du welches Format nimmst – und wie du beide am iPhone erstellst.
Das Grundprinzip: strukturierte Daten statt PDF-Bild
Eine klassische PDF-Rechnung ist für den Computer nur ein Bild: Ein Mensch liest sie, eine Software nicht. Eine echte E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten dagegen maschinenlesbar als XML – Beträge, Steuersätze, Positionen und Empfänger in klar definierten Feldern.
Genau das schreibt die europäische Norm EN 16931 vor. ZUGFeRD und XRechnung sind zwei Umsetzungen dieser Norm – sie unterscheiden sich vor allem darin, ob zusätzlich ein sichtbares PDF dabei ist.
XRechnung: reines XML
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares PDF. Sie ist der Standard für Rechnungen an Behörden (B2G) und wird über Rechnungsportale eingereicht – meist zusammen mit einer Leitweg-ID.
- Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber
- Rein strukturiert, kein PDF-Layout
ZUGFeRD: PDF + eingebettetes XML
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML. Der Empfänger sieht das gewohnte PDF, seine Software liest zugleich die strukturierten Daten. Das macht ZUGFeRD praktisch für Geschäftskunden (B2B), die nicht jedes System auf XML umgestellt haben.
- Gut für B2B und gemischte Empfänger
- PDF bleibt für Menschen lesbar
Entscheidungshilfe: Empfänger → Format
Im Zweifel gilt immer die konkrete Vorgabe des Empfängers.
| Empfänger | Empfohlenes Format | Hinweis |
|---|---|---|
| Behörde / öffentlicher Auftraggeber | XRechnung | Meist mit Leitweg-ID, über Rechnungsportal |
| Großer Geschäftskunde (B2B) | ZUGFeRD oder XRechnung | Nach Vorgabe des Kunden – im Zweifel nachfragen |
| Kleiner Betrieb / Privatkunde | ZUGFeRD (oder PDF) | PDF im ZUGFeRD bleibt problemlos lesbar |
Beide Formate mit einer App erstellen
Du musst dich nicht auf ein Format festlegen: Jobrechnung exportiert sowohl XRechnung (UBL) als auch ZUGFeRD nach EN 16931. Pro Rechnung wählst du das Format, das der Empfänger braucht.
Für Behörden aktivierst du zusätzlich den B2G-Modus mit Leitweg-ID. Vor dem Versand validiert die App IBAN, Pflichtfelder und Geschäftsregeln – unabhängig vom gewählten Format.
Häufige Fragen zu ZUGFeRD und XRechnung
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?+
XRechnung ist eine reine XML-Datei – der Standard für Rechnungen an Behörden (B2G). ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML: Menschen sehen das gewohnte PDF, Software liest die strukturierten Daten. Beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931.
Welches Format brauche ich für Behörden?+
Für öffentliche Auftraggeber (B2G) ist in der Regel die XRechnung vorgeschrieben, oft mit Leitweg-ID. ZUGFeRD wird dort nur akzeptiert, wenn die Behörde es ausdrücklich zulässt.
Welches Format nehme ich für Geschäftskunden?+
Im B2B ist ZUGFeRD praktisch, weil der Empfänger auch ohne spezielle Software das eingebettete PDF lesen kann. Große Kunden geben aber teils XRechnung vor – im Zweifel kurz nachfragen.
Kann ich beide Formate mit einer App erstellen?+
Ja. Jobrechnung exportiert sowohl XRechnung (UBL) als auch ZUGFeRD nach EN 16931 – du wählst pro Rechnung das passende Format, direkt am iPhone.
Rechnung an eine Behörde? Dann lies, wie du die Leitweg-ID richtig einträgst. Den Gesamtüberblick gibt die Cornerstone zur XRechnung-App.
Ein Format zu wenig? Nimm beide.
Jobrechnung erstellt XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 – du entscheidest pro Rechnung, ohne Abo und ohne Cloud.