XRechnung an eine Behörde senden: Leitweg-ID richtig eintragen
Ein Behörden-Auftrag verlangt eine XRechnung mit Leitweg-ID – und die Rechnung muss auf Anhieb durchgehen. Die Leitweg-ID auf der Rechnung ist bei öffentlichen Auftraggebern Pflicht und entscheidet, ob deine XRechnung zugeordnet oder abgelehnt wird. So trägst du sie korrekt ein und exportierst die XRechnung direkt am iPhone.
Was ist die Leitweg-ID – und warum verlangen Behörden sie?
Die Leitweg-ID ist eine bundeseinheitliche Adressierungs-Kennung. Sie sorgt dafür, dass eine elektronische Rechnung im komplexen Behörden-Apparat automatisch beim richtigen Amt und dessen Rechnungseingang landet – ohne dass ein Mensch sie manuell zuordnen muss.
Deshalb ist die Leitweg-ID bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) ein Pflichtfeld. Du bekommst sie vom Auftraggeber – sie steht in der Bestellung, im Auftrag oder in der Ausschreibung. Papier- oder einfache PDF-Rechnungen werden hier in der Regel nicht mehr angenommen.
Aufbau der Leitweg-ID
Eine Leitweg-ID besteht aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:
Identifiziert die zuständige Stelle (Land, Kreis, Kommune). Pflichtteil, 2 bis 12 Stellen.
Optionaler Teil bis 30 Stellen – zeigt auf die konkrete Organisationseinheit innerhalb der Behörde.
Zweistellige Prüfziffer am Ende. Sie sichert die Kennung gegen Tippfehler ab.
04011000-1234512345-06Grobadressierung 04011000 · Feinadressierung 1234512345 · Prüfziffer 06. Die echte ID gibt dir immer der Auftraggeber vor.
Häufige Fehler, die zur Ablehnung führen
- Falsche oder vertippte Leitweg-ID – die Prüfziffer passt dann nicht.
- Feinadressierung weggelassen, obwohl der Auftraggeber sie verlangt.
- Fehlende Pflichtfelder wie Bestellnummer oder Leistungszeitraum.
- Datei ist ein PDF-Bild statt einer strukturierten XRechnung nach EN 16931.
- IBAN mit Zahlendreher – wird bei sauberer Validierung sofort erkannt.
Schritt für Schritt in Jobrechnung
- 1Rechnung mit Kunde, Posten und Beträgen wie gewohnt anlegen.
- 2B2G-Modus aktivieren und die vom Auftraggeber genannte Leitweg-ID eintragen.
- 3Jobrechnung prüft die Leitweg-ID direkt auf Gültigkeit und markiert fehlende Pflichtfelder.
- 4Als XRechnung (UBL, EN 16931) exportieren und per E-Mail oder über das Rechnungsportal einreichen.
Prüfen vor dem Versand
Bevor die XRechnung rausgeht, läuft in Jobrechnung eine dreifache Prüfung – damit die Behörde nichts zurückweist:
- IBAN-Prüfung mit Mod-97-Verfahren gegen Zahlendreher.
- BR-CO-Validierung der EN-16931-Geschäftsregeln (z. B. schlüssige Summen und Steuern).
- Leitweg-ID-Prüfung inklusive Prüfziffer, bevor exportiert wird.
Häufige Fragen zur Leitweg-ID
Was ist eine Leitweg-ID?+
Die Leitweg-ID ist eine bundeseinheitliche Kennung, über die eine XRechnung dem richtigen öffentlichen Auftraggeber und dessen Rechnungseingang zugeordnet wird. Sie ist bei Rechnungen an Behörden (B2G) ein Pflichtfeld und wird dir vom Auftraggeber mitgeteilt.
Woher bekomme ich die Leitweg-ID?+
Die Leitweg-ID gibt dir dein öffentlicher Auftraggeber – sie steht meist in der Bestellung, dem Auftrag oder der Ausschreibung. Du erfindest sie nicht selbst; ohne die korrekte ID kann die Behörde die Rechnung nicht zuordnen.
Warum wird meine XRechnung von der Behörde abgelehnt?+
Häufigste Gründe sind eine falsche oder unvollständige Leitweg-ID, eine ungültige Prüfziffer, fehlende Pflichtfelder (z. B. Bestellnummer) oder ein Format, das nicht EN 16931 entspricht. Eine Validierung vor dem Versand fängt diese Fehler ab.
Kann ich eine XRechnung mit Leitweg-ID am iPhone erstellen?+
Ja. Jobrechnung hat einen B2G-Modus: Du trägst die Leitweg-ID ein, die App prüft sie auf Gültigkeit, validiert die Pflichtfelder und exportiert die XRechnung nach EN 16931 – ganz ohne Desktop-Software.
Den kompletten Überblick zum Thema gibt die Cornerstone „XRechnung erstellen mit der iPhone-App".
Behörden-Rechnung, die auf Anhieb durchgeht
Mit Jobrechnung trägst du die Leitweg-ID ein, lässt sie prüfen und exportierst die XRechnung nach EN 16931 – direkt am iPhone, ohne teure Desktop-Software.