Craftnote im Handwerksbetrieb: Was die Software kann, was sie kostet und für wen sie passt

Was Craftnote ist und wer dahintersteckt

Craftnote ist eine Handwerkersoftware aus Berlin, die 2017 von Dirk Stefen gegründet wurde — ursprünglich als Intrapreneurship-Projekt bei den fischerwerken, bevor sie als eigenständiges Unternehmen weitergeführt wurde. Seit Februar 2024 gehört Craftnote zur schwedischen HVD Group, die das Unternehmen unter dem Namen Aceve Deutschland GmbH weiterführt. Laut Impressum auf craftnote.de ist der Firmensitz nach wie vor in Berlin (Heinrich-Heine-Platz 10, 10179 Berlin). Der Markenname Craftnote und die Plattform unter craftnote.de blieben unverändert.

Was Craftnote von einer klassischen Handwerkersoftware wie HERO oder Streit unterscheidet, ist die Ausgangsidee: Das Programm ist nicht aus dem Büro heraus gebaut, sondern vom Außendienst. Die erste Frage, die das Produkt beantwortet, lautet nicht „Wie schreibe ich ein Angebot?", sondern „Wie kommen Fotos, Zeiten und Notizen von der Baustelle strukturiert ins System?" Das klingt nach einem kleinen Unterschied, wirkt sich aber auf die gesamte Funktionslogik aus.

Laut eigener Angabe auf craftnote.de nutzen über 35.000 Handwerksbetriebe die Software. Die Plattform läuft als App für iOS und Android sowie als Web-Anwendung im Browser — ohne lokale Installation. Alle gängigen Gewerke sind vertreten: SHK, Elektro, Maler, Dachdecker, Tischler, Fliesenleger, GaLaBau, Metallbau und Trockenbau. Der Schwerpunkt liegt laut Hersteller bei Betrieben mit zwei bis etwa fünfzehn Beschäftigten, bei denen ein erheblicher Teil der Mitarbeiter auf Baustellen tätig ist.

Was Craftnote nicht ist: ein vollständiges ERP-System. Wer komplexe Lagerwirtschaft, tiefe Kalkulation oder branchenspezifische Abwicklungsformate braucht, stößt an Grenzen. Für den Betrieb, der täglich mit WhatsApp-Fotos, handgeschriebenen Stundenzetteln und einem Bautagebuch aus dem Notizheft arbeitet, löst Craftnote genau das und kaum mehr.

Was die drei Pakete leisten – und was sie kosten

Craftnote bietet laut eigener Preisseite (Stand November 2026) drei Pakete an, die sich nach der Nutzerrolle und nach dem Funktionsumfang unterscheiden. Alle Preise sind Netto-Preise pro Nutzer im Monat bei jährlicher Abrechnung mit einer Vertragslaufzeit von einem Jahr.

Das Baustelle-Paket kostet 14,90 Euro pro Nutzer im Monat und richtet sich an Monteure und Außendienstmitarbeiter. Es enthält Bautagebuch, Fotos und Videos, Zeiterfassung, Projekt-Chat und digitale Formulare. Was nicht darin steckt: Angebote, Rechnungen und die Auswertung der Zeitdaten im Bürokontext. Wichtig und in der Praxis oft übersehen: Das Baustelle-Paket ist nicht allein buchbar. Es setzt mindestens einen Büro-Platz im selben Konto voraus. Ein Betrieb mit fünf Monteuren und einer Bürokraft zahlt also fünf Baustelle-Lizenzen (5 × 14,90 = 74,50 Euro) plus eine Büro-Lizenz (29,90 Euro), in Summe 104,40 Euro netto im Monat.

Das Büro-Paket für 29,90 Euro enthält alles aus dem Baustelle-Paket, ergänzt um Projektverwaltung, Zeitauswertung, Plantafel und — das ist der entscheidende Punkt für Schnittstellen — den Zugang zu Webhooks und zur REST-API. Wer Craftnote mit anderen Systemen verbinden will, braucht mindestens dieses Paket.

Das Büro Plus-Paket für 49,90 Euro ist das einzige Paket, das Angebote und Rechnungen enthält. Dazu kommt ein DATEV-Export für die Buchhaltungsübergabe. Add-on-Module sind separat buchbar: ein erweitertes Zeitkonto (Urlaubsverwaltung, Überstunden) für 49,90 Euro im Monat sowie GPS-Tracker für Fahrzeuge inklusive automatischem Fahrtenbuch für 24,90 Euro pro Tracker im Monat. Für PDF-Fertigformulare (Übergabeprotokolle, Abnahmen) gibt es separate Pakete ab 150 Euro einmalig.

Beispiel: Dachdeckerbetrieb mit sieben Beschäftigten

Häufig sieht es in solchen Betrieben so aus: Fotos von der Baustelle landen auf dem privaten Handy des Monteurs, Stunden werden freitagabends per Anruf durchgegeben, und das Bautagebuch besteht aus einer WhatsApp-Gruppe mit Gruppenname „Baustelle Musterstraße". Angenommen, bei einem Dachdeckerbetrieb mit sieben Beschäftigten tritt anderthalb Jahre nach einer Abdichtungsarbeit ein Gewährleistungsfall auf. Der Eigentümer bestreitet die ordnungsgemäße Ausführung. Die Fotos, die beweisen würden, dass der Arbeitsschritt korrekt durchgeführt wurde, sind auf dem Handy eines Monteurs — der seit einem Jahr in einem anderen Betrieb arbeitet. Was in diesem Fall typischerweise passiert: aufwendige Kommunikation, vielleicht rechtlicher Streit, sicher viel Zeit. Hätte der Betrieb mit Craftnote gearbeitet, wären die Fotos mit Zeitstempel direkt beim Projekt abgelegt gewesen — nicht auf einem privaten Gerät. Mit fünf Baustelle-Lizenzen und einem Büro-Platz kostet das monatlich unter 110 Euro. Was es spart, lässt sich an einem einzigen Gewährleistungsfall ermessen.

Was Craftnote im Büroalltag abnimmt – und was nicht

Das Bautagebuch ist die Kernfunktion, von der aus die restliche Software gebaut ist. Monteure fotografieren auf der Baustelle und laden die Bilder direkt über die App in das zugehörige Projekt. Jedes Foto erhält automatisch einen Zeitstempel. Sprachnotizen und kurze Texte ergänzen die Dokumentation, wenn etwas Besonderes aufgefallen ist. Videos sind ebenfalls möglich. Alle Inhalte lassen sich projektbezogen durchsuchen und als Bericht exportieren. Das Bautagebuch ist nicht als privates Fotoalbum gebaut, sondern als strukturierter Nachweis — für Bauherren, Versicherungen oder im Gewährleistungsfall.

Die Zeiterfassung läuft über die App: Monteure stempeln ein und aus, ordnen die Zeit dem laufenden Projekt zu. Wer das konsequent nutzt, braucht keine Stundenzettel mehr einzusammeln und in eine Tabelle zu übertragen. Die Plantafel im Büro zeigt, welche Mitarbeiter auf welchen Projekten eingeplant sind und wann. Über den Projekt-Chat kommunizieren Büro und Baustelle direkt im System — als Alternative zu WhatsApp-Gruppen, bei denen Informationen dem falschen Kanal landen oder verloren gehen.

Digitale Formulare mit Unterschriftenfunktion ersetzen papierbasierte Regiescheine, Stundenzettel und Abnahmeprotokolle. Craftnote liefert Fertigformulare gegen Aufpreis, oder Betriebe laden eigene PDFs hoch und passen Felder an. Die Unterschrift des Kunden wird direkt auf dem Tablet geleistet und bleibt am Projekt gespeichert.

Was Craftnote nicht abnimmt: vollständige Buchhaltung, komplexe Kalkulation und — bis auf das Büro Plus-Paket — die Angebots- und Rechnungsstellung. Wer ausschließlich nach einem Tool sucht, das den Angebotsprozess beschleunigt, wird mit Plancraft schneller das finden, was er braucht. Craftnote deckt die Betriebsabläufe ab, die vor dem Angebot und nach dem Auftrag passieren: Was hat der Monteur auf der Baustelle gemacht, wie lange, mit welchen Ergebnissen.

Beispiel: Fliesenleger-Betrieb mit fünf Beschäftigten

Typisch für kleine Handwerksbetriebe mit mehreren Monteuren ist folgende Situation: Stunden werden freitagabends auf einem handgeschriebenen Zettel abgegeben, die Bürokraft überträgt sie am Montag in eine Excel-Tabelle und versucht dabei, die Auftragszuordnung aus dem Kopf zu rekonstruieren. Angenommen, ein Fliesenleger mit fünf Leuten und drei Monteuren führt die Craftnote-App ein: Monteure stempeln täglich ein und aus, wählen beim Einstempeln das Projekt aus der Liste, und die Bürokraft sieht die Daten in Echtzeit — ohne Zettel, ohne Montagmorgen-Aufräumen. Was sich typischerweise zeigt: Rechnungen können früher gestellt werden, weil die Grundlage sofort vorliegt. Was nicht automatisch entsteht: Die Monteure müssen die App konsequent nutzen. Eine zweiwöchige Einführungsphase, in der alte und neue Methode parallel laufen, ist keine verlorene Zeit — sie sorgt dafür, dass die Daten von Anfang an vollständig sind.

Die Schnittstelle: Hat Craftnote eine offene API und Webhooks?

Die kurze Antwort ist ja — und Craftnote ist bei diesem Thema nach heutigem Stand offener als die meisten vergleichbaren Handwerkersoftwaren. Die REST-API-Dokumentation ist öffentlich auf GitHub einsehbar. Die API läuft unter functions.craftnote.cloud und deckt Projekte, Projektmitglieder, Zeiterfassung und Dateien ab. Den API-Schlüssel legt der Betriebsinhaber selbst in der Web-App an — ohne Support-Anfrage, ohne Wartezeit. Nach aktueller Angabe von Craftnote fallen für Standard-Schnittstellen keine zusätzlichen Gebühren an.

Webhooks — HTTP-Benachrichtigungen, die Craftnote automatisch an ein externes System schickt, wenn etwas passiert — sind laut Hersteller ab dem Büro-Paket verfügbar. Belegte Ereignisse sind: ein neues Projekt angelegt (project.created), eine neue Aufgabe (task.created), eine Nachricht im Projekt-Chat (message.created) und eine erfasste Arbeitszeit (trackedTime.created). Das bedeutet: Sobald ein Monteur eine Zeit erfasst, kann ein externer Ablauf ausgelöst werden — zum Beispiel eine Benachrichtigung im Büro, eine Eintragung in eine Abrechnungstabelle oder eine Weitergabe an ein anderes System.

Was lässt sich damit im Betrieb konkret automatisieren? Ein naheliegender Ablauf: Website-Anfrage kommt herein, wird validiert und legt über die API automatisch ein neues Craftnote-Projekt an, ohne dass jemand im Büro etwas eintippen muss. Ein weiterer Ablauf: Wenn eine Zeit erfasst wird, überprüft ein Automatisierungsschritt, ob das Projekt korrekt zugeordnet ist, und meldet Abweichungen ins Büro. Für wer sich tiefer in die Möglichkeiten der Schnittstelle einarbeiten will — inklusive der Frage, welche anderen Handwerkersoftwaren ebenfalls APIs haben und was sich damit technisch umsetzen lässt — findet den vollständigen Vergleich im Artikel zur Handwerkersoftware mit Schnittstelle.

Eine Einschränkung, die in der Praxis relevant ist: Webhooks sind ab dem Büro-Paket verfügbar — wer nur das Baustelle-Paket bucht, kann die Schnittstellen-Funktionen nicht nutzen. Wer also plant, Craftnote in einen automatisierten Ablauf zu integrieren, muss das bei der Paketwahl einkalkulieren.

Wann Craftnote passt – und wann nicht

Craftnote ist die richtige Wahl, wenn das größte Problem im Betrieb nicht das Angebot, sondern die Baustelle ist: Fotos, die nirgendwo landen. Stunden, die niemand sauber aufschreibt. Ein Bautagebuch, das aus einer WhatsApp-Gruppe besteht. Projektdokumentation, die im Gewährleistungsfall fehlt. Für diese Probleme ist Craftnote direkt gebaut. Das Büro-Paket deckt Monteure und Büro ab, gibt die Schnittstelle frei und kostet bei einem Betrieb mit vier Monteuren und einem Büro-Nutzer zusammen rund 150 Euro netto im Monat — ohne lange Einarbeitung, ohne Serverinstallation, ohne IT-Abteilung.

Craftnote passt weniger gut, wenn der Betrieb hauptsächlich Angebote schreiben und Rechnungen stellen will und dabei möglichst günstig bleiben will. Das Büro Plus-Paket mit 49,90 Euro pro Büro-Nutzer ist für diese Aufgabe teurer als der Einstieg in Plancraft oder openHandwerk, die Angebote und Rechnungen im Basispaket mitliefern. Wer außerdem tiefes Aufmaß mit Verortung auf Grundrissen braucht — für Mängelmanagement, Raumaufnahmen oder Baucontrolling — ist mit Spezialsoftware wie PlanRadar oder Capmo besser bedient. Craftnote ist kein BIM-Werkzeug und kein Aufmaß-Spezialist.

Eine weitere Einschränkung: Das Lager fehlt. Wer Material im Betrieb lagert, Bestände führt und den Materialverbrauch auftragsbezogen buchen will, braucht dafür ein anderes System. Craftnote dokumentiert, was auf der Baustelle passiert — nicht, was aus dem Lager kommt oder wie viel Material auf welchem Projekt verbraucht wurde.

Beispiel: Trockenbau-Betrieb mit sechs Beschäftigten

Angenommen, ein Trockenbau-Betrieb mit sechs Leuten schaut sich Craftnote und Plancraft gleichzeitig an. Der Betrieb stellt überwiegend nach Stunden und Aufmaß in Rechnung und hat keinen ausgeprägten Angebotsprozess — die meisten Aufträge kommen über direkte Weiterempfehlung, ohne formelles Angebot im Voraus. Was täglich Zeit kostet, sind Stundenzettel, Fotos und das Zusammenstellen der Unterlagen für den Bauleiter am Ende des Projekts. In diesem Szenario ist Craftnote der direktere Weg: Das Büro-Paket löst genau die Probleme, die täglich auftreten. Plancraft wäre dann sinnvoll, wenn der Betrieb seinen Angebotsprozess professionalisieren will und dafür ein Leistungsverzeichnis mit gespeicherten Positionen braucht. Die Wahl hängt nicht vom Programm ab, sondern davon, welcher Ablauf im Betrieb heute am meisten Zeit frisst. Wer nicht sicher ist, wie er das herausfindet, findet die Methode im Artikel zum Einstieg in die Digitalisierung im Handwerksbetrieb.

Craftnote, Plancraft und HERO: Wo die Unterschiede liegen

Der Vergleich zwischen diesen drei Programmen läuft in der Praxis immer wieder auf dieselbe Frage hinaus: Was ist das eigentliche Problem, das gelöst werden soll?

Craftnote ist für Betriebe gebaut, die ihren Außendienst strukturieren wollen. Die Stärken liegen im Bautagebuch, in der Foto-Dokumentation und in der Zeiterfassung. Die offene API ist ein echter Vorteil gegenüber vielen Wettbewerbern. Der Einstiegspreis für Außendienstmitarbeiter ist mit 14,90 Euro pro Nutzer günstig — allerdings nicht ohne den obligatorischen Büro-Platz für 29,90 Euro.

Plancraft ist für Betriebe gebaut, die ihren Büroablauf von Angebot bis Rechnung digitalisieren wollen. Alle drei Pakete enthalten Angebote und Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD sind laut Hersteller ebenfalls durchgehend dabei. Der Einstiegspreis liegt höher als bei Craftnote, dafür ist die Angebotserstellung schon im kleinsten Paket vollständig. Wer beides will — Außendienst-Dokumentation und vollständige Büroabwicklung — und dabei sparen will, muss abwägen: Entweder Craftnote Büro Plus mit Angeboten und Rechnungen, oder Plancraft mit Baudokumentation über die App. Den direkten Paket-Vergleich erklärt der Artikel zu Plancraft im Handwerksbetrieb.

HERO ist die Enterprise-Lösung unter den dreien. Mehr Tiefe bei Projektstrukturen, Lagerverwaltung und Automatisierungsoptionen — aber auch mehr Einarbeitungsaufwand und ein höherer Einstiegspreis. Für Betriebe unter zehn Beschäftigten, die Standardabläufe digitalisieren wollen, ist HERO in den meisten Fällen überdimensioniert. HERO wird dann interessant, wenn Lagerwirtschaft, komplexe Projektstrukturen oder das direkte Einlesen von Website-Anfragen als Projekt benötigt werden. Wie das mit der HERO-API funktioniert, erklärt der Artikel zu Website-Anfragen automatisch in HERO.

Eine praktische Entscheidungshilfe: Wessen Telefon freitagabends klingelt, weil ein Monteur Fotos schicken will und nicht weiß, wohin — Craftnote. Wessen Abend damit verbracht wird, ein Word-Angebot für Montag zu schreiben — Plancraft. Wessen Betrieb ein Lager führt und Material projektgenau bucht — HERO.

Wie sich das in der Praxis lösen lässt

Der Einstieg in Craftnote beginnt sinnvollerweise mit der Frage, welcher Außendienst-Ablauf heute am meisten Zeit kostet. Nicht alle auf einmal, sondern einer: Fotos strukturieren, Zeiterfassung umstellen oder Bautagebuch einführen — je nachdem, wo der größte Medienbruch liegt.

Die 30-tägige Testphase ohne Kreditkarte erlaubt einen echten Praxistest: Zwei oder drei Monteure nehmen die App auf einer laufenden Baustelle in Betrieb, das Büro schaut sich die Auswertung an. Was dabei deutlich wird: Läuft die App im Alltag des Monteurs reibungslos, oder gibt es Hürden, die eine Einweisung brauchen? Das lässt sich in dreißig Tagen beantworten.

Für Betriebe, die Craftnote in bestehende Systeme einbinden wollen — ob in eine Branchensoftware, in DATEV oder in einen eigenen Automatisierungsablauf —, ist das Büro-Paket die Mindestvoraussetzung, damit die API und die Webhooks verfügbar sind. Wer das plant, sollte die Schnittstellen-Seite von Craftnote prüfen und die vorhandenen Partnerintegration mit der eigenen Branchensoftware abgleichen.

Was Craftnote nicht leistet: die Analyse, welcher Ablauf im eigenen Betrieb den größten Hebel hat, ob die Software wirklich der richtige Schritt ist oder ob ein anderes Programm — oder eine Kombination — sinnvoller wäre. Wer das unabhängig von einem Softwareanbieter klären will, findet den Ansatz auf der Seite zur Automatisierung von Büroabläufen im Handwerksbetrieb. Am Anfang steht ein transparentes Festpreis-Angebot nach einem kostenlosen Erstgespräch.

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