E-Rechnung als Kleinunternehmer: was du musst und was nicht
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2027 oder 2028: § 34a UStDV erlaubt dir immer eine Rechnung auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF. Empfangen musst du E-Rechnungen von anderen Unternehmen aber seit dem 1. Januar 2025 können. Mit Jobrechnung öffnest du eingehende E-Rechnungen kostenlos; selbst ausstellen kannst du sie mit Pro für einmalig 14,99 €.
Zuletzt aktualisiert: · Christian Förster
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Nach § 34a Satz 4 UStDV dürfen Rechnungen von Kleinunternehmern immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Das gilt dauerhaft und unabhängig von den Übergangsfristen 2027 und 2028. Papier ist immer erlaubt. Für ein PDF per Mail braucht es die Zustimmung des Empfängers, die laut BMF auch stillschweigend erteilt werden kann, etwa indem er die PDF-Rechnungen bisher annimmt.
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können, Kleinunternehmer eingeschlossen. Das BMF stellt in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 klar, dass dafür ein E-Mail-Postfach genügt. Du musst die Datei aber lesen und aufbewahren können. Eine XML-Datei lässt sich ohne passende Software kaum lesen.
Darf ich als Kleinunternehmer trotzdem E-Rechnungen schreiben?
Ja. Laut BMF darfst du auch als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen, und dafür brauchst du keine Zustimmung des Empfängers. Sinnvoll ist das, wenn ein Auftraggeber sie verlangt, zum Beispiel eine Behörde, die eine XRechnung mit Leitweg-ID vorgibt, oder ein größerer Kunde, der Rechnungen nur noch elektronisch verarbeitet.
Was ändert sich, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?
Dann gilt für dich die Regelbesteuerung und damit auch die Pflicht, Rechnungen an Unternehmen im Inland als E-Rechnung auszustellen. Bis Ende 2026 sind Papier und PDF noch für alle erlaubt. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt die Ausnahme nur, wenn dein Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € betrug (§ 27 Abs. 38 UStG). Ab 2028 gibt es keine Übergangsregel mehr.
Die Grenzen für Kleinunternehmer liegen seit 2025 bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr (§ 19 Abs. 1 UStG).
Was kann Jobrechnung für Kleinunternehmer kostenlos?
Kostenlos sind der Kleinunternehmer-Modus mit automatischem § 19-Hinweis, die ersten 5 gestellten Rechnungen als PDF und das Öffnen eingehender E-Rechnungen. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, die du per Mail bekommst, schickst du über das Teilen-Menü an Jobrechnung. Die App zeigt Beträge, Positionen und Zahlungsdaten lesbar an und übernimmt die Rechnung auf Wunsch als Beleg.
- Kostenlos: Kleinunternehmer-Modus, 5 Rechnungen als PDF, E-Rechnungen öffnen und als Beleg übernehmen, Jahresexport
- Mit Pro für einmalig 14,99 €: unbegrenzt Rechnungen, eigene E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD, Reisekosten, DATEV-Buchungsstapel (Beta)
Jobrechnung in Kürze
- Geräte
- iPhone und iPad ab iOS 17.6, Android-Smartphones und -Tablets. Beide Versionen haben denselben Funktionsumfang. Es gibt keine Version für Mac, Windows oder den Browser.
- Kostenlos
- Download, die ersten 5 gestellten Rechnungen als PDF, Kunden, Belege, Gewinnübersicht, Umsatzsteuer mit 19 % und 7 %, Stornorechnungen, eingehende E-Rechnungen öffnen und der Jahresexport.
- Jobrechnung Pro
- Einmalkauf für 14,99 €, kein Abo. Schaltet unbegrenzt viele Rechnungen frei, den Export als XRechnung und ZUGFeRD, die Reisekosten und den DATEV-Buchungsstapel (Beta).
- E-Rechnung
- XRechnung 3.0 (UBL) und ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931, geprüft mit dem Validator der KoSIT. Leitweg-ID für Behörden. Versand als Datei per Mail oder Teilen-Menü, nicht über Peppol.
- Umsatzsteuer
- Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG mit Hinweistext oder Regelbesteuerung mit 19 % und 7 % pro Position.
- Daten
- Alle Daten liegen lokal auf dem Gerät. Kein Konto, keine Cloud, kein Tracking. Sicherung als Datei, auf Wunsch täglich automatisch an einen selbst gewählten Ort.
- Kann nicht
- Jobrechnung schreibt Rechnungen, keine komplette Buchhaltung. Es gibt keine Angebote oder Auftragsbestätigungen, keine Abschlags- und Schlussrechnungen, keine wiederkehrenden Rechnungen, kein Mahnwesen, kein Versand über Peppol, keine Bank-Anbindung, keine Umsatzsteuer-Voranmeldung und keine Steuererklärung, kein Arbeiten mit mehreren Personen und kein Abgleich zwischen Geräten über einen Server, keine Version für Mac, Windows oder Browser.
Quellen
Geprüft am 22. Oktober 2026.
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern — Gesetze im Internet
- § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer — Gesetze im Internet
- § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38) — Gesetze im Internet
- BMF-Schreiben: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung ab dem 1. Januar 2025 — Bundesministerium der Finanzen, vom 15.10.2025, Rn. 22
- FAQ zur E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, Frage 12
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer ab 2027 E-Rechnungen schreiben?+
Nein. § 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern dauerhaft eine sonstige Rechnung, also Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein PDF. Die Fristen 2027 und 2028 betreffen nur regelbesteuerte Unternehmen.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?+
Ja, laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 genügt ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen. Lesen und aufbewahren musst du sie trotzdem können.
Wie öffne ich eine XRechnung als Kleinunternehmer?+
Mit einem Programm, das das XML lesbar macht. In Jobrechnung schickst du die Datei über das Teilen-Menü an die App; das Öffnen ist kostenlos. Eine Anleitung steht auf der Seite „XRechnung öffnen“.
Brauche ich Jobrechnung Pro als Kleinunternehmer?+
Nur wenn du mehr als 5 Rechnungen schreibst oder selbst E-Rechnungen ausstellen willst. Pro kostet einmalig 14,99 € und hat kein Abo.
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