HERO Handwerkersoftware im Betrieb: Was die Software kann, was sie kostet und für wen sie passt

Was HERO ist und wer dahintersteckt

HERO ist eine Cloud-Handwerkersoftware aus Hannover, die 2020 von Michael Kessler und Philipp Lyding gegründet wurde. Der Firmensitz liegt laut Impressum unter der Postleitzahl 30453 in Hannover, mit einer Geschäftsstelle in Berlin. Über 41.000 Anwender nutzen laut eigener Angabe auf hero-software.de die Software (Stand November 2026). Das Unternehmen beschäftigt nach eigenen Angaben über 240 Mitarbeitende und ist auf den DACH-Raum sowie die Niederlande ausgerichtet.

Was HERO von Plancraft und Craftnote unterscheidet, ist die Ausgangsidee: Die Software ist nicht auf einen einzelnen Ablauf spezialisiert, sondern als vollständiges betriebswirtschaftliches Werkzeug für Handwerksbetriebe gebaut. Die erste Frage, die HERO beantwortet, lautet nicht „Wie dokumentiere ich die Baustelle?" (das ist Craftnotes Kernthema) und auch nicht „Wie schreibe ich ein Angebot in zehn Minuten?" (das ist Plancrafts Stärke), sondern: „Wie bilde ich den gesamten Betrieb in einem System ab — von der Anfrage bis zur Rechnung, inklusive Lager, Wartungsverträgen und Servicemeldungen?" Das klingt nach einem Vorteil, bringt aber auch mehr Einarbeitungsaufwand mit sich.

Die Zielgruppe laut Hersteller sind Handwerksbetriebe mit zwei bis etwa fünfzig Mitarbeitenden aus den Ausbaugewerken. In der Praxis ist HERO besonders stark in SHK-Betrieben (Sanitär, Heizung, Klima) und Elektrobetrieben verbreitet, weil beide Gewerke häufig Wartungsverträge, wiederkehrende Servicetermine und einen eigenen Lagerbestand an Ersatzteilen haben — Bereiche, in denen einfachere Software an Grenzen stößt.

Was HERO nicht ist: eine Einstiegslösung für Solo-Selbstständige oder eine schlanke App für kleine Betriebe ohne Lager. Der Einrichtungsaufwand, die 24-monatige Mindestlaufzeit und der Preis des mittleren Pakets setzen voraus, dass der Betrieb weiß, was er braucht — und bereit ist, einen Umstieg strukturiert anzugehen.

Was die drei Pakete leisten – und was sie kosten

HERO bietet laut eigener Preisseite (Stand November 2026) drei Pakete an. Alle Preise sind Nettopreise pro Monat, und die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate. Wer die 24-monatige Laufzeit direkt wählt, zahlt geringere Monatsbeträge als ohne feste Bindung. Eine 14-tägige kostenlose Testphase ist für alle drei Pakete verfügbar, ohne dass eine Kreditkarte hinterlegt werden muss.

Das Paket Select kostet 69 Euro netto im Monat (bei 24-monatiger Laufzeit: 55,20 Euro). Es enthält eine Standard-Lizenz für den Bürobenutzer sowie die Möglichkeit, zusätzliche App-Lizenzen für Monteure auf der Baustelle für je 22 Euro im Monat dazuzubuchen. Im Funktionsumfang sind Angebots- und Rechnungsstellung, Kundenverwaltung, Zeiterfassung, Mitarbeiterverwaltung und eine digitale Plantafel enthalten. Was das Select-Paket nicht bietet: Lagerverwaltung, API-Zugang und die KI-Funktionen. Wer seinen Workflow später automatisieren oder die Software mit anderen Systemen verbinden möchte, kommt am OS-Paket nicht vorbei.

Das Paket OS für 119 Euro netto im Monat (bei 24 Monaten: 105,20 Euro) ist das von HERO als empfohlene Option ausgewiesene Paket. Es enthält neben allem aus Select auch die Lagerverwaltung inklusive Scan-App für Produkte und Ersatzteile, den API-Zugang für externe Verbindungen sowie die ersten KI-Funktionen: HERO Voice (Sprachsteuerung mit 60 Minuten im Monat), HERO Command und HERO Report. Wer im OS-Paket weitere Büro-Mitarbeiter hinzubucht, zahlt dafür je 69 Euro pro Standard-Lizenz im Monat — plus 22 Euro für jeden Monteur mit App-Zugang. Ein Betrieb mit einem Büro-Mitarbeiter und vier Monteuren zahlt damit monatlich 119 Euro plus vier Mal 22 Euro, also 207 Euro netto.

Das Paket OS Plus für 299 Euro netto im Monat (bei 24 Monaten: 285,20 Euro) ergänzt das OS-Paket um HERO Copilot, eine stärker automatisierte Variante der KI-Funktionen, sowie um höhere Nutzungskontingente: 150 Minuten HERO Voice im Monat und 3.000 KI-Credits statt 1.000. Für das OS Plus-Paket ist laut HERO ein kostenpflichtiger Implementierungsservice Voraussetzung — der Betrieb führt die Software nicht allein ein, sondern mit Begleitung durch HERO.

Beispiel: SHK-Betrieb mit acht Mitarbeitern

Häufig sieht es in Heizungsbaubetrieben dieser Größe so aus: Ein SHK-Meister mit acht Leuten — drei im Büro, fünf auf der Baustelle — hat Jahreswartungsverträge mit etwa 150 Heizungsanlagen in der Kartei. Die Termine werden bisher in einem Papier-Ordner und einer Excel-Tabelle verwaltet. Wer im November wann dran ist, weiß der Chef aus dem Kopf. Angenommen, ein solcher Betrieb steigt auf HERO OS um: Der Chef und zwei weitere Büro-Mitarbeiter bekommen Standard-Lizenzen (119 Euro plus 2 × 69 Euro = 257 Euro), fünf Monteure erhalten App-Lizenzen (5 × 22 Euro = 110 Euro) — in Summe 367 Euro netto im Monat bei 24 Monaten. Was typischerweise als erstes auffällt: Die Wartungsintervalle sind im System hinterlegt, Erinnerungen laufen automatisch, und der Monteur bekommt die Serviceaufgabe direkt aufs Handy — ohne Morgen-Briefing. Was Zeit kostet: das initiale Einpflegen der 150 Anlagendaten. Das ist keine Stunde, sondern mehrere Tage Arbeit. Wer das unterschätzt, hat nach zwei Wochen ein System, das halb leer ist und halb so nützlich.

Was HERO im Büroalltag abnimmt – und was nicht

Die Angebots- und Rechnungsstellung ist in allen drei Paketen enthalten, auch im günstigsten. HERO arbeitet mit einem Leistungskatalog, aus dem heraus Angebote nach Positionen zusammengestellt werden. Das beschleunigt die Angebotsstellung erheblich, wenn der Katalog einmal gepflegt ist — wer jede Position von Grund auf neu eintippen muss, gewinnt wenig. Die Einrichtung des Leistungskatalogs ist deshalb die eigentliche Arbeit bei der HERO-Einführung: nicht die Software lernen, sondern das eigene Leistungsspektrum in Positionen mit Einheiten und Preisen übersetzen.

Die Zeiterfassung läuft über die App: Monteure stempeln ein und aus und ordnen die Zeit dem laufenden Auftrag zu. Die Daten fließen direkt in die Lohnvorbereitung und in die Nachkalkulation ein, ohne dass jemand Stundenzettel abtippen muss. Wer die Zeiterfassung konsequent nutzt, kann nach einigen Monaten die erste verlässliche Nachkalkulation ziehen — welcher Auftrag hat sich wirklich gerechnet, welcher wurde unterschätzt. Diese Information ist in vielen Betrieben nie vorhanden, weil die Daten dafür nie strukturiert erfasst wurden.

Die Lagerverwaltung ist ab dem OS-Paket enthalten. Monteure können Material per Scan-App aus dem Lagerbestand entnehmen und dem Auftrag zuordnen. Das verhindert Situationen, in denen dasselbe Ersatzteil mehrfach bestellt wird, weil niemand weiß, was noch vorrätig ist. Für SHK- und Elektrobetriebe mit eigenem Lager ist das eine der wesentlichen Stärken von HERO gegenüber Plancraft und Craftnote — beide bieten nach aktuellem Stand kein vergleichbares Lagermodul.

Die Baustellendokumentation mit Fotos, Bautagebuch und Unterschriften ist ebenfalls enthalten. Monteure dokumentieren über die App, Fotos bekommen einen Zeitstempel und bleiben dem Projekt zugeordnet. Das funktioniert strukturell ähnlich wie bei Craftnote, ist aber kein primärer Schwerpunkt von HERO — Craftnote hat hier mehr Tiefe, insbesondere beim Bautagebuch und bei den digitalen Formularen.

Was HERO nicht abnimmt: eine direkte Verbindung zu DATEV Unternehmen Online. Der Export liefert eine Datei, die an den Steuerberater verschickt wird — der manuelle Schritt entfällt nicht vollständig. Wer automatische Buchungsdatenübertragung braucht, wie sie Plancraft oder Streit V.1 anbieten, findet das bei HERO nach aktuellem Stand nicht.

Beispiel: Elektrobetrieb mit sieben Mitarbeitern

In einem Elektrobetrieb mit sieben Leuten passiert häufig folgendes: Für eine Unterverteilung werden Schaltschrank-Komponenten auf Vorrat gekauft und im Betrieb gelagert. Welche Teile auf Lager liegen und welche Baustelle was verbaut hat, erfasst niemand systematisch — zu wenig Zeit, zu viele parallele Aufträge. Angenommen, ein Monteur fährt für einen Wartungsauftrag raus und stellt fest, dass das benötigte Ersatzteil nicht im Fahrzeug ist. Er fährt zurück, sucht, findet es nicht im Lager, bestellt neu — obwohl drei Stück von diesem Teil im Regal stehen, aber unter einer anderen Bezeichnung abgelegt wurden. Der halbe Tag ist weg, der Kunde wartet. Mit der Scan-App aus dem HERO OS-Paket wäre der Monteur in der Lage gewesen, vor der Abfahrt den Lagerbestand am Handy zu prüfen und das richtige Teil einzupacken. Was typischerweise nicht automatisch passiert: Monteure müssen die Scan-App tatsächlich nutzen. Eine Einführung ohne begleitende Gewöhnungsphase — zwei Wochen paralleles Führen von altem und neuem Weg — endet meistens damit, dass die Daten unvollständig sind und das Lagermodul damit seinen Wert verliert.

Die Schnittstelle: Was HERO an Integrationen bietet

HERO bietet laut eigener Schnittstellenseite (Stand November 2026) mehrere feste Anbindungen an externe Systeme. Für den Büroalltag am relevantesten sind die Verbindungen zu DATEV und zu Lexware Office.

Der DATEV-Export ist in allen Paketen kostenlos enthalten und erzeugt eine Exportdatei, die an den Steuerberater weitergegeben wird. Eine direkte Verbindung zu DATEV Unternehmen Online, bei der Buchungsdaten automatisch in die Cloud-Buchhaltung des Steuerberaters fließen, ist nach aktuellem Stand nicht vorhanden. Das bedeutet: Der manuelle Schritt — Datei herunterladen und verschicken — bleibt. Für Betriebe, bei denen der Steuerberater Rechnungen direkt im DATEV-System sehen will, ist das ein Einschränkung gegenüber Plancraft (ab Pro-Paket) oder Streit V.1. Der Unterschied zwischen Export-Datei und direktem Buchungsdatenservice ist im Artikel zur DATEV-Schnittstelle in Handwerkersoftware ausführlich erklärt.

Die Lexware Office-Schnittstelle ermöglicht den Import von Rechnungen mit automatischem Zahlungsabgleich. Wer Lexware Office als Buchhaltungslösung einsetzt, spart damit den manuellen Abgleich zwischen offenen Posten und eingehenden Zahlungen.

Für Artikelstammdaten und Großhandelskataloge bietet HERO Datanorm, IDS Connect und das UGL-Format — alles, was für das Einlesen von Preislisten und Produktdaten aus dem Fachgroßhandel nötig ist. GAEB-Dateien für Ausschreibungen lassen sich importieren und exportieren. Aroundhome und TapTapHome dienen als Quellen für digitale Kundenanfragen, die direkt als Projekte im System landen.

Die API ist ab dem OS-Paket verfügbar. Eine öffentlich zugängliche Entwicklerdokumentation wie bei Craftnote ist auf der HERO-Website nicht verlinkt; der Zugang zur API-Dokumentation läuft laut Support über den HERO-Support. Was sich damit automatisieren lässt — etwa das Anlegen von Projekten über die Website oder die Übergabe von Anfragen aus einem Kontaktformular — ist im Artikel zu Website-Anfragen automatisch in HERO beschrieben.

Was an Schnittstellen fehlt: Webhooks — also ausgehende HTTP-Benachrichtigungen, die HERO automatisch an externe Systeme schickt, wenn etwas passiert — werden auf der HERO-Schnittstellenseite nach aktuellem Stand nicht erwähnt. Wer ereignisgesteuerte Automatisierungen aufbauen will, bei denen ein externer Ablauf sofort ausgelöst wird, wenn in HERO ein neues Projekt angelegt oder eine Zeit erfasst wird, muss das über eine aktive Polling-Verbindung lösen oder direkt mit dem HERO-Support klären. Craftnote ist bei diesem Punkt offener dokumentiert.

Für wen HERO passt – und für wen nicht

HERO ist die richtige Wahl, wenn der Betrieb mehr braucht als Angebote und Rechnungen: ein eigenes Lager, Wartungsverträge mit wiederkehrenden Serviceterminen, komplexere Projektstrukturen mit mehreren Baustellen gleichzeitig. Für SHK-Betriebe mit Heizungsservice, Elektrobetriebe mit Prüf- und Wartungsgeschäft oder Betriebe, die Rahmenverträge mit Hausverwaltungen haben, ist HERO oft die einzige Lösung, die alle diese Bereiche ohne ein zweites System abdeckt.

HERO passt weniger gut, wenn der Betrieb klein ist, wenig Mitarbeiter hat und hauptsächlich Einzelprojekte abwickelt. Der Einrichtungsaufwand, die 24-monatige Mindestlaufzeit und der Preis des OS-Pakets sind für einen Einmann-Betrieb oder einen Kleinstbetrieb mit zwei bis drei Mitarbeitern nicht verhältnismäßig. Hier ist Plancraft der schnellere Weg: günstigerer Einstieg, kein Lager nötig, monatlich kündbar möglich.

HERO passt auch weniger gut, wenn die DATEV-Anbindung direkt und automatisch sein muss. Wer möchte, dass der Steuerberater Buchungsdaten automatisch in DATEV Unternehmen Online erhält, ohne dass jemand im Betrieb eine Datei herunterlädt und weiterschickt, braucht dafür Plancraft (ab Pro-Paket), Streit V.1 oder eine andere Software mit direktem Buchungsdatenservice — nicht HERO.

Für Betriebe, bei denen die Baustellendokumentation das Hauptproblem ist — Fotos von privaten Handys, Stundenzettel per WhatsApp, kein strukturiertes Bautagebuch — ist Craftnote der direktere Einstieg, weil diese Funktion das Kernprodukt ist und nicht eine von vielen Modulen.

Beispiel: Dachdecker-Betrieb mit zwölf Mitarbeitern

Angenommen, ein Dachdeckermeister mit zwölf Mitarbeitern erhält monatlich 25 bis 30 Anfragen — teils aus Privathaushalten, teils von Hausverwaltungen mit Rahmenverträgen. Angebote werden bisher aus Vorlagen in Word zusammengebaut, Preise aus einer Excel-Tabelle herausgesucht, Material auf Zuruf beim Großhändler bestellt. Für jeden neuen Auftrag tippt die Bürokraft die Daten in drei verschiedene Listen. Die Situation, die am häufigsten Zeit kostet: Ein Monteur fährt los, das benötigte Material ist nicht auf dem Fahrzeug, weil der Lagerbestand nicht aktuell geführt wird. Bei einem Betrieb dieser Größe — vier Monteure mit App-Lizenzen (4 × 22 Euro), ein Büro-Nutzer (119 Euro OS) — wäre der monatliche Beitrag bei etwa 207 Euro netto. Was sich nach der Einführung typischerweise zuerst zeigt: Angebote entstehen schneller, weil Positionen nicht mehr gesucht werden müssen. Was dauert: der Leistungskatalog muss einmal aufgebaut werden, Preise müssen hinterlegt sein. Wer das als Wochenendbeschäftigung plant, unterschätzt den Aufwand. Realistisch sind zwei bis vier Wochen mit klar eingeplanter Stunde täglich.

Wie sich das in der Praxis lösen lässt

Wer HERO ernsthaft einführen will, sollte mit dem Leistungskatalog anfangen — nicht mit dem Interface. Der Leistungskatalog ist das Herzstück: Positionen mit Bezeichnung, Mengeneinheit, Einzelpreis, Zuschlagsregeln für Material und Monteurstunden. Ohne diesen Katalog bleibt HERO ein leeres Formular-System. Mit einem vollständigen Katalog lässt sich ein Angebot in wenigen Minuten zusammenstellen, weil kein Preis nachgeschlagen werden muss.

Der zweite Schritt ist die Mitarbeiter-Einführung. Die App für Monteure ist einfach bedienbar, aber die Konsequenz — täglich einstempeln, Auftrag zuordnen, Fotos direkt hochladen — setzt eine Routine voraus, die nicht von selbst entsteht. Zwei Wochen paralleler Betrieb, bei dem der alte Weg (Stundenzettel, WhatsApp-Fotos) noch läuft und der neue Weg (App) ebenfalls, zeigen sehr verlässlich, wo die Brüche sind und was an der Einrichtung angepasst werden muss. Danach wird der alte Weg abgestellt.

Wer die API nutzen möchte — etwa um Website-Anfragen automatisch als HERO-Projekte anzulegen — sollte das im dritten Schritt angehen, nicht im ersten. Eine laufende Schnittstelle setzt voraus, dass die Grunddaten im System stimmig sind: Was kommt per API rein, muss einem Projekt zugeordnet werden können, das in HERO eine Struktur hat. Eine schlecht aufgesetzte API-Verbindung zu einem halbfertig eingerichteten System erzeugt mehr Arbeit als sie spart.

Die 24-monatige Mindestlaufzeit ist ein reales Risiko für Betriebe, die noch nicht sicher sind, ob HERO zu ihnen passt. Die 14-tägige Testphase reicht für eine Bewertung der Oberfläche, aber nicht für eine ehrliche Einschätzung, ob der eigene Betrieb von der Tiefe der Software profitiert. Wer keine klare Antwort hat, warum er Plancraft oder Craftnote nicht ausreicht, sollte die Testphase nutzen, um genau das herauszufinden — bevor der Vertrag läuft.

Wie Betriebe konkret entscheiden, welche Handwerkersoftware zu ihnen passt, und welche anderen Programme neben HERO eine offene Schnittstelle bieten, steht im Vergleich zur Automatisierung für Handwerksbetriebe. Wenn der Betrieb schon Anfragen von der Website bekommt und diese automatisch in HERO als Projekt anlegen lassen möchte, ist der Artikel zu Website-Anfragen automatisch in HERO der direktere Einstieg.

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